Ejemplo de horario diario del CEO: habilidades de gestión del tiempo

Hace unos meses, hicimos un vídeo sobre las responsabilidades de un CEO, y ahora me he dado cuenta de que nunca he explicado realmente cómo me las arreglo para hacer todo.

Para mí, la función de un CEO consiste principalmente en capacitar a su equipo, permitiéndoles cumplir y sobresalir en su trabajo. Sin embargo, la situación de la empresa a menudo requiere que te arremangues y dirijas los proyectos tú mismo.

A medida que nuestra operación ha crecido, mi tiempo se ha vuelto cada vez más escaso y cada vez más valioso. He llegado a un punto en el que elijo qué proyectos requerirán realmente mi participación, delego en otros y hago todo lo posible para mantenerme al margen de ellos.

Voy a repasar:

• cómo es un día típico para mí
• la evolución de mis tareas a medida que la empresa ha crecido
• los errores que he cometido, y
• las tácticas que utilizo para ser más eficiente
  

La rutina diaria del CEO

Así es como se ve un horario diario:

• Me levanto a las 5 de la mañana, casi todos los días de la semana.
• De 6 a 7:30 a.m. - Hago ejercicio, normalmente un partido de tenis.
• Empiezo a trabajar alrededor de las 8:30 a.m., con el objetivo de terminar aproximadamente a las 6:30 p.m.
• Dedico 2 horas a almorzar, que no dedico en su totalidad, pero me da la flexibilidad de comer más temprano o tarde, salir con mi familia o trabajar como tiempo libre sin reuniones para ponerme al día con el trabajo.
• Hago todo lo posible por estar libre entre las 18:30 y las 22:30 horas para pasar el rato con la familia.
• Si termino de trabajar, veré una película o jugaré algunos videojuegos entre las 22:30 y medianoche. De lo contrario, utilizo ese tiempo para terminar la tarea del día. Es un buen momento para trabajar sin distracciones.
• En la cama antes de medianoche. Enjuaga y repite.
• Los fines de semana son los más sagrados para mí. Hago todo lo que puedo para sacar todos los artículos pendientes el viernes, y lo he hecho con éxito durante los últimos meses.
  

Ahora, la mayor lucha para un CEO de una empresa en mi etapa son las llamadas y las reuniones. La mayoría de los directores ejecutivos dedican tiempo a conversar con el equipo o con posibles socios, pero en mi caso, ese tiempo también incluye las llamadas con nuestros clientes.

Algunos de nuestros planes de Slidebean incluyen llamadas de consultoría conmigo, algo que a nuestros usuarios les encanta. Estas llamadas me dan una excelente idea del producto y de las necesidades de nuestros clientes, pero, por supuesto, tienen un impacto significativo en mi agenda.

Controlo esa carga de trabajo al permitir que las llamadas se reserven solo ciertos días de la semana y mantengo al menos dos días hábiles, en los que solo asisto a una reunión si es realmente urgente.

Soy estricto en cuanto al significado de «urgente» porque, de lo contrario, no se pueden hacer las cosas. Para la mayoría de las funciones de director ejecutivo de una empresa, nuestra etapa debería tener un impacto significativo en los ingresos o la productividad.

Por cierto, nunca, nunca, negocio los horarios de una reunión. Por eso tenemos Calendariamente.

Muy bien, ahora hablemos de la evolución de las tareas.

Etapa de fundación: fundadores y primeros empleados

Tareas

En esta etapa del ciclo de vida empresarial, harás un poco de todo. Recibirás un curso intensivo sobre contabilidad y teneduría de libros, legal. Aprenderás a configurar dominios y correos electrónicos y a redirigir tus dominios a las diferentes páginas de destino que estés probando.

Debe tener la capacidad para hacerlo y hacerlo rápido. El tiempo es precioso en esta fase, porque es probable que se trate de una fase previa al producto y, por tanto, a la obtención de ingresos. Cada día que gastas en pasarelas es un día dedicado a la pasarela.

Más importante aún, es durante esta etapa que aprenderá el oficio de su empresa. Sabrás quiénes son tus clientes y por qué se quejan, porque probablemente tú mismo te encargues de esos correos electrónicos de soporte.
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Aprenderás ventas y marketing mientras presentas tu negocio y comienzas a hacer correr la voz.

Es por eso que la famosa combinación hacker/hustler/hipster es vital. Por cierto, echa un vistazo a nuestro vídeo sobre cómo encontrar un cofundador. Un hacker es una persona que se dedica a los productos y es el propietario de esa sucursal. Un hipster lidera el diseño, define una identidad para la empresa y la marca y, por último, un estafador se dedica a la industria. ¡Inversores, clientes, evangelistas, beta testers, prensa! Tu trabajo consiste en impulsar a tu equipo a avanzar, definir los objetivos y los hitos y hacer que todos los demás se entusiasmen con tu producto.

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Errores

El mayor error que cometí durante este tiempo fue probablemente trabajar demasiado. A menudo trabajaba 14 horas al día, algo que un Caya más joven (de unos veinte años) podía gestionar, pero no mantener por mucho tiempo.

Esto es insostenible; NO LO HAGAS. Tuve algunas discusiones innecesarias con mis cofundadores porque «solo» trabajaban 10 horas al día.

Lo que ellos sabían, y yo no, era que después de una semana de 80 horas, el cerebro ya no funciona correctamente. Necesitas descansar, pasar tiempo en familia, cerveza y... sándwiches para que las ideas fluyan. NO subestimes el valor del tiempo libre.

Consejos

Descubra la necesidad más urgente de la empresa y asegúrese de que el equipo que tiene el control sobre esa tarea tenga una pista clara.

El producto era lo más urgente en nuestras primeras etapas: lanzar un producto viable al mercado o completar esa solicitud urgente de funciones.

Mi trabajo entonces consistía en asegurarme de que lo publicáramos lo más rápido humanamente posible. ¿Cómo? Al delegar las tareas de la persona clave a cargo de esa tarea.

Aprenda a delegar. Aprenda a confiar en sus cofundadores y a desconectarse de las tareas.

Etapa de crecimiento

Tareas

Seguirás haciendo un poco de todo, pero pronto descubrirás que puedes agrupar tareas específicas y ponerles un nombre.

Puede agrupar todas las solicitudes de soporte y ayuda y ponerlas bajo el paraguas de una persona de «Atención al cliente». También puede agrupar sus tareas de contabilidad y teneduría de libros y asignárselas a un gerente de oficina.

Esas serán tus primeras contrataciones, las tareas que podrás agrupar y descargar. Lo mejor de todo esto es que sabes cómo realizar todas estas tareas. Sabes cuánto tiempo lleva y, por lo tanto, sabes cuánto tiempo deberían tardar en completarlas.

En mi caso, la tarea que no podía delegar era la función de director de marketing.

Podríamos permitirnos trabajar con personal junior de marketing o con personal junior de medios de comunicación remunerados, pero no un director de marketing. No podíamos permitírnoslo, así que tuve que convertirme en uno. Esa es la versatilidad que necesita como director ejecutivo.

A medida que el equipo crezca, también tendrás que crear tu primer organigrama mental. ¿Quién depende de quién? ¿Cómo se asignan los equipos para garantizar la eficiencia? ¿Cuáles de tus empleados tienen el potencial de convertirse en gerentes y cuáles están mejor en puestos específicos?

Errores

Nosotros también tengo un vídeo sobre los errores más comunes de las startups. Ve a ver eso.

Debería haber usado este tiempo para estructurar más las cosas.

Tu agenda solo se volverá más ajetreada. Pronto empezarás a perder la noción de tus conversaciones sobre el desarrollo empresarial, así que comienza a registrarlas y conviértelo en un hábito.

Uso Zapier para automatizar las tareas repetitivas. Conviértete en un experto en correo electrónico: ya sea con Inbox zero o con algún otro método, elige tu herramienta de correo electrónico y quédate con ella, hazla tuya y haz que aumente tu productividad.

Una vez más, no pude hacerlo desde el principio, lo que probablemente me costó cientos de horas de productividad hasta que finalmente conseguí algo de tiempo para resolverlo.

Una de ellas era hacer un seguimiento de las herramientas SaaS de su empresa. Si no tiene cuidado, pronto encontrará herramientas duplicadas o huérfanas. Solía tener una hoja de cálculo que actualizaba manualmente, lo que, por supuesto, era una pérdida de tiempo. Ahora uso Monthly y les digo a todos que envíen automáticamente cualquier factura. Monthly solo mantiene un panel de control al que el equipo de contabilidad puede acceder más adelante.

‍Consejos

¡Datos! En este punto, tendrá más datos de los que puede analizar con regularidad, y eso probablemente esté bien. Asegúrese de mantener registros de calidad de la actividad de los clientes.

No es necesario que los consultes todas las semanas, pero cuando surja una pregunta, como cuál es el grupo de edad con más actividad o «cómo se vio afectada la retención tras el lanzamiento de la función X», tendrás que poder volver a verla.

Madurez

Descargo de responsabilidad obligatorio, no somos una empresa madura. Lo que quiero decir con «madurez» es que hemos llegado a un punto en el negocio en el que somos rentables y no estamos contratando de forma agresiva. Las tareas del CEO pasan de estar a la altura del crecimiento de la empresa a dirigirla y tomar decisiones más estratégicas.

En esta etapa, simplemente no tienes tiempo para arremangarte para casi ningún proyecto. Tu función consiste en definir un proyecto, seleccionar cuidadosamente al equipo que pueda llevarlo a buen puerto, reunirte con ellos para que todos estén de acuerdo y salir adelante.

Tu tiempo en esta etapa es tan limitado que tu participación en un proyecto podría provocar retrasos: si tu equipo está esperando tu aprobación para avanzar, las cosas avanzarán más despacio. Debes capacitar a tus gerentes y a tu equipo de confianza para que tomen sus propias decisiones e incluso cometan errores, siempre y cuando el proyecto avance.

Solo para aclarar esta definición de «proyecto», estos son algunos de los proyectos que he «iniciado» recientemente:

• Creación de un nuevo sistema de incorporación de correos electrónicos y campañas de goteo. Lo asigné a los equipos de éxito de los clientes y de analistas de datos.
• Reedición de los episodios de Company Forensics como podcast.
• Repensar la presencia de nuestra marca en las redes sociales (que está lejos de ser excelente en este momento). Para ello es necesario crear un nuevo equipo de redes sociales.
• Descubriendo una forma de publicar nuestro contenido en TikTok.
• Contratación de un nuevo gerente de operaciones para nuestra oficina de Costa Rica, que pueda hacerse cargo de más de mis tareas administrativas.
  

Incluso con las contrataciones, por ejemplo, tan involucradas como me gustaría estar en el proceso, solo tengo tiempo para reunirme con los 3 mejores candidatos. He aprendido a confiar en el criterio de mi equipo para hacer todo lo demás.

Por cierto, esto puede resultar muy frustrante a veces. A veces QUIERES ensuciarte las manos con un proyecto. Quieres hacer algunos diseños o crear algunas maquetas de UX, pero no puedes. Tienes que resistir el impulso y confiar en que tu equipo lo hará.

El único proyecto al que he podido dedicar algo de tiempo extra es Monthly. Estoy muy emocionada por ello. Una de las tareas que he estado realizando es entablar conversaciones con otros directores ejecutivos sobre si nuestra «declaración del problema» es correcta. Y lo es (por cierto, tenemos un vídeo en el que presento ese negocio)

Herramientas SaaS abandonadas que nadie usa. Plataformas duplicadas. Hojas de cálculo manuales para llevar un registro de los gastos. No coinciden en la forma en que se clasifican las herramientas en los libros. Parece que todas las empresas con las que hablo tienen problemas con esto, y creemos que Monthly va a resolver todo eso.

Ofrecemos acceso anticipado a nuestros espectadores de Youtube. Puedes registrarte gratis en monthlyapp.com/youtube. Por muy apretada que sea mi agenda, leeré tus tuits al respecto, así que échale un vistazo y dime lo que piensas.