Beispiel für einen CEO-Tagesplan: Fähigkeiten im Zeitmanagement

Vor ein paar Monaten haben wir eine Video über die Aufgaben eines CEO, und mir wurde jetzt klar, dass ich nie wirklich darüber berichtet habe, wie ich es schaffe, alles zu erledigen.

Für mich besteht die Rolle eines CEO hauptsächlich darin, Ihr Team zu befähigen, es in die Lage zu versetzen, seine Aufgaben zu erfüllen und hervorragende Leistungen zu erbringen. Aufgrund der Unternehmenssituation müssen Sie jedoch häufig die Ärmel hochkrempeln und Projekte selbst leiten.

Während unser Betrieb gewachsen ist, wurde meine Zeit immer knapper und kostbarer. Ich bin an einem Punkt angelangt, an dem ich entscheide, an welchen Projekten ich wirklich beteiligt sein muss, und ich delegiere andere und gebe mein Bestes, um mich von ihnen fernzuhalten.

Ich werde rübergehen:

• wie ein typischer Tag für mich aussieht
• die Entwicklung meiner Aufgaben im Zuge des Unternehmenswachstums
• die Fehler, die ich gemacht habe, und
• die Taktik, mit der ich mich effizienter mache
  

Der CEO-Tagesablauf

So sieht ein Tagesablauf aus:

• Ich wache um 5 Uhr morgens auf, fast jeden Wochentag.
• 6 bis 7:30 Uhr - Ich trainiere, normalerweise ein Tennisspiel.
• Ich fange gegen 8:30 Uhr an zu arbeiten und versuche, gegen 18:30 Uhr oder so fertig zu sein.
• Ich nehme mir 2 Stunden Zeit für das Mittagessen, die ich nicht vollständig verbringe, aber ich gebe mir die Flexibilität, früher oder spät zu essen, mit meiner Familie abzuhängen oder als Pufferzeit zu arbeiten, ohne Besprechungen, um die Arbeit nachzuholen.
• Ich versuche mein Bestes, um zwischen 18:30 und 22:30 Uhr Zeit zu haben, um mit der Familie abzuhängen.
• Wenn ich mit der Arbeit fertig bin, schaue ich mir zwischen 22:30 Uhr und Mitternacht einen Film an oder spiele Videospiele. Ansonsten nutze ich diese Zeit, um die Aufgabe des Tages abzuschließen. Es ist eine großartige Zeit, um ohne Ablenkungen zu arbeiten.
• Um Mitternacht im Bett. Spülen und wiederholen.
• Wochenenden sind mir am heiligsten. Ich gebe mein Bestes, um alle ausstehenden Artikel am Freitag herauszubringen, und das ist mir in den letzten Monaten gelungen.
  

Das größte Problem für den CEO eines Unternehmens in meiner Phase sind Telefonate und Besprechungen. Die meisten CEOs verbringen Zeit mit Diskussionen mit dem Team oder mit potenziellen Partnern, aber in meinem Fall beinhaltet diese Zeit auch Anrufe mit unseren Kunden.

Einige unserer Slidebean-Pläne beinhalten Beratungsgespräche mit mir, was unsere Nutzer lieben. Diese Telefonate geben einen großartigen Einblick in das Produkt und die Bedürfnisse unserer Kunden — aber natürlich, aber sie belasten meinen Terminkalender erheblich.

Ich kontrolliere diesen Arbeitsaufwand, indem ich nur die Buchung von Anrufen an bestimmten Tagen pro Woche erlaube und mindestens zwei Arbeitstage einhalte, an denen ich nur dann ein Meeting abhalte, wenn es wirklich dringend ist.

Ich bin streng, was die Bedeutung von „dringend“ angeht, weil man sonst Dinge nicht erledigen kann. Bei den meisten CEO-Aufgaben eines Unternehmens sollte unsere Phase einen erheblichen Einfluss auf den Umsatz oder die Produktivität haben.

Übrigens, ich verhandle nie über Zeiten für ein Meeting. Deshalb haben wir Kalendlich.

In Ordnung, lassen Sie uns jetzt über die Entwicklung von Aufgaben sprechen.

Gründungsphase: Gründer und erste Mitarbeiter

Aufgaben

In dieser Phase des Geschäftslebenszyklus werden Sie von allem ein bisschen tun. Sie erhalten einen Crashkurs über Buchhaltung und Buchhaltung, legal. Sie lernen, Domains und E-Mails einzurichten und Ihre Domains auf die verschiedenen Landingpages umzuleiten, die Sie testen.

Sie müssen in der Lage sein, dies zu tun, und zwar schnell. Zeit ist in dieser Phase kostbar, da Sie wahrscheinlich noch vor dem Produkt und damit vor dem Umsatz arbeiten werden. Jeder Tag, den Sie in einem Tag auf der Landebahn verbringen.

Noch wichtiger ist, dass Sie in dieser Phase den Beruf Ihres Unternehmens erlernen. Sie erfahren, wer Ihre Kunden sind und warum sie sich beschweren, da Sie diese Support-E-Mails wahrscheinlich selbst bearbeiten werden.
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Sie lernen Vertrieb und Marketing, während Sie Ihr Unternehmen vorstellen und damit beginnen, die Botschaft zu verbreiten.

Deshalb ist die berühmte Hacker/Hustler/Hipster-Kombination von entscheidender Bedeutung. Schauen Sie sich übrigens unser Video an, wie Sie einen Mitbegründer finden. Ein Hacker ist ein Produktmensch, und ihm gehört diese Filiale. Ein Hipster leitet das Design, definiert eine Identität für das Unternehmen und die Marke, und schließlich kümmert sich ein Hustler darum. Investoren, Kunden, Evangelisten, Betatester, Presse! Ihre Aufgabe ist es, Ihr Team zum Handeln zu bewegen, die Ziele und Meilensteine zu definieren und alle anderen für Ihr Produkt zu begeistern.

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Fehler

Der größte Fehler, den ich in dieser Zeit gemacht habe, war wahrscheinlich, zu hart zu arbeiten. Ich hatte oft 14-Stunden-Arbeitstage, was ein jüngerer Caya (in den Zwanzigern) zwar schaffen, aber nicht lange durchhalten konnte.

Das ist nicht nachhaltig; TU ES NICHT. Ich geriet in einige unnötige Auseinandersetzungen mit meinen Mitbegründern, weil sie „nur“ 10 Stunden pro Tag verbrachten.

Was sie wussten und ich nicht, war, dass Ihr Gehirn nach einer 80-Stunden-Woche einfach nicht mehr richtig funktioniert. Sie brauchen Ruhe und Zeit mit der Familie und Bier und... Sandwiches, um die Ideen am Laufen zu halten. Unterschätzen Sie NICHT den Wert der Freizeit.

Tipps

Finden Sie heraus, was das Unternehmen am dringendsten benötigt, und stellen Sie sicher, dass das Team, das die Kontrolle über diese Aufgabe hat, freie Bahn hat.

Das Produkt war in unserer Anfangsphase am dringendsten: ein brauchbares Produkt auf den Markt zu bringen oder diese dringende Funktionsanfrage zu erfüllen.

Meine Aufgabe bestand damals darin, dafür zu sorgen, dass wir das so schnell wie möglich herausbrachten. Wie? Indem Sie Aufgaben von der Schlüsselperson abladen, die für diese Aufgabe verantwortlich ist.

Lerne zu delegieren. Lernen Sie, Ihren Mitbegründern zu vertrauen und sich von Aufgaben zu distanzieren.

Wachstumsphase

Aufgaben

Du wirst immer noch ein bisschen von allem machen, aber du wirst bald herausfinden, dass du bestimmte Aufgaben gruppieren und ihnen einen Namen geben kannst.

Sie können alle Support- und Hilfeanfragen gruppieren und sie unter einem Dach der Person „Kundensupport“ zusammenfassen. Oder Sie können Ihre Buchhaltungs- und Buchhaltungsaufgaben gruppieren und sie einem Büroleiter zuweisen.

Das werden deine ersten Mitarbeiter sein, die Aufgaben, die du gruppieren und auslagern kannst. Das Tolle daran ist, dass Sie wissen, wie man all diese Aufgaben erledigt. Sie wissen, wie lange es dauert, und deshalb wissen Sie, wie lange sie brauchen sollten, um sie zu erledigen.

In meinem Fall war die Aufgabe, die ich nicht delegieren konnte, die Rolle des CMO.

Wir könnten uns ein paar Nachwuchskräfte im Marketing oder in den bezahlten Medien leisten, aber keinen CMO. Wir konnten uns keinen leisten, also musste ich einer werden. Das ist die Vielseitigkeit, die Sie als CEO benötigen.

Wenn das Team wächst, musst du auch dein erstes gedankliches Organigramm erstellen. Wer ist wem unterstellt? Wie weist man Teams aus Gründen der Effizienz zu? Welche Ihrer Mitarbeiter haben das Potenzial, Manager zu werden, und welche sind in dedizierten Positionen besser aufgehoben?

Fehler

Wir auch habe ein Video über häufige Startup-Fehler. Geh und sieh dir das an.

Ich hätte diese Zeit nutzen sollen, um mehr Struktur in die Dinge zu bringen.

Ihr Terminkalender wird nur voller werden. Sie werden bald anfangen, den Überblick über Ihre Geschäftsentwicklungsgespräche zu verlieren. Fangen Sie also an, sie zu protokollieren und machen Sie es sich zur Gewohnheit.

Benutzen Zapier um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Werden Sie zum E-Mail-Experten: Egal, ob es sich um Posteingang ohne Posteingang oder eine andere Methode handelt, wählen Sie Ihr E-Mail-Tool und bleiben Sie dabei, besitzen Sie es und steigern Sie damit Ihre Produktivität.

Auch hier habe ich es nicht früh geschafft, was mich wahrscheinlich Hunderte von Produktivitätsstunden gekostet hat, bis ich mir endlich etwas Zeit genommen habe, um das Problem zu lösen.

Eine davon war, den Überblick über die SaaS-Tools Ihres Unternehmens zu behalten. Wenn Sie nicht aufpassen, werden Sie bald Duplikate oder verwaiste Tools finden. Früher hatte ich eine Tabelle, die ich manuell aktualisiert habe, was natürlich Zeitverschwendung war. Ich verwende jetzt Monthly und sage allen, dass sie jede Rechnung automatisch weiterleiten sollen. Monthly enthält lediglich ein Dashboard, auf das das Buchhaltungsteam später zugreifen kann.

‍Tipps

Daten! Zu diesem Zeitpunkt haben Sie mehr Daten, als Sie regelmäßig analysieren können, und das ist wahrscheinlich in Ordnung. Stellen Sie sicher, dass Sie qualitativ hochwertige Protokolle der Kundenaktivitäten führen.

Du musst sie dir nicht jede Woche ansehen, aber wenn eine Frage auftaucht, z. B. nach der Altersgruppe mit den meisten Aktivitäten oder „Wie wurde die Kundenbindung beeinflusst, nachdem wir die X-Funktion veröffentlicht haben“, musst du in der Lage sein, sie dir anzusehen.

Reife

Obligatorischer Haftungsausschluss, wir sind kein ausgereiftes Unternehmen. Was ich mit „Reife“ meine, ist, dass wir einen Punkt im Geschäft erreicht haben, an dem wir profitabel sind und nicht aggressiv neue Mitarbeiter einstellen. Der CEO hat nicht mehr die Aufgabe, mit der Skalierung des Unternehmens Schritt zu halten, es zu leiten und strategischere Entscheidungen zu treffen.

In dieser Phase haben Sie einfach keine Zeit, für fast jedes Projekt die Ärmel hochzukrempeln. Ihre Rolle besteht darin, ein Projekt zu definieren, das Team auszuwählen, das es zu einem Abschluss bringen kann, sich mit ihnen zu treffen, um alle auf dieselbe Wellenlänge zu bringen, und auszusteigen.

Ihre Zeit in dieser Phase ist so knapp, dass Ihre Beteiligung an einem Projekt tatsächlich zu Verzögerungen führen kann: Wenn Ihr Team auf Ihre Zustimmung wartet, um voranzukommen, werden die Dinge langsamer voranschreiten. Sie müssen Ihre Manager und Ihr vertrauenswürdiges Team in die Lage versetzen, eigene Entscheidungen zu treffen und sogar Fehler zu machen, solange das Projekt voranschreitet.

Nur um diese Definition von „Projekt“ zu verdeutlichen, dies sind einige der Projekte, die ich kürzlich „gestartet“ habe:

• Aufbau eines neuen E-Mail-Onboarding- und Drip-Kampagnensystems. Ich habe dies den Teams für Kundenerfolg und Datenanalysten zugewiesen.
• Wiederveröffentlichung unserer Company Forensics-Episoden als Podcast.
• Wir überdenken unsere Markenpräsenz in den sozialen Medien (was im Moment alles andere als großartig ist). Dies erfordert die Zusammenstellung eines neuen Social-Media-Teams.
• Wir finden einen Weg, um unsere Inhalte auf TikTok zu bekommen.
• Einstellung eines neuen Betriebsleiters für unser Büro in Costa Rica, der einen Großteil meiner administrativen Aufgaben übernehmen kann.
  

Selbst wenn beispielsweise Mitarbeiter so involviert sind, wie ich in den Prozess eingebunden wäre, habe ich nur Zeit, mich mit den drei besten Kandidaten zu treffen. Ich habe gelernt, bei allem anderen auf das Urteilsvermögen meines Teams zu vertrauen.

Das kann übrigens manchmal sehr frustrierend sein. Manchmal MÖCHTE man sich bei einem Projekt die Hände schmutzig machen. Sie möchten einige Designs erstellen oder einige UX-Mockups herausfinden, können es aber einfach nicht. Sie müssen dem Drang widerstehen und darauf vertrauen, dass Ihr Team es tut.

Das einzige Projekt, bei dem ich etwas mehr Zeit investieren konnte, ist Monthly. Ich freue mich so darauf. Eine der Aufgaben, die ich gemacht habe, ist es, Gespräche mit anderen CEOs darüber zu führen, ob unsere „Problemstellung“ korrekt ist. Und das ist es auch (wir haben übrigens ein Video, in dem ich dieses Geschäft vorstelle)

Verlassene SaaS-Tools, die niemand verwendet. Doppelte Plattformen. Manuelle Tabellenkalkulationen, um die Ausgaben im Auge zu behalten. Die Art und Weise, wie Werkzeuge in den Büchern klassifiziert sind, stimmt nicht überein. Es scheint, dass jedes Unternehmen, mit dem ich spreche, damit zu kämpfen hat, und wir glauben, dass Monthly all das lösen wird.

Wir bieten unseren Youtube-Zuschauern einen frühen Zugang. Du kannst dich kostenlos anmelden unter monthlyapp.com/youtube. So eng mein Zeitplan auch ist, ich werde deine Tweets dazu lesen, also schau bitte rein und lass mich wissen, was du denkst.