El futuro de los espacios de trabajo

En medio de esta crisis en constante cambio, las empresas (incluidas las nuevas empresas) están intentando adaptarse a las nuevas realidades de los espacios de trabajo. Si eres un fundador que ya ha creado un equipo de cofundadores, consultores e incluso empleados, esto es lo que puedes esperar a medida que pasemos a un entorno predominantemente virtual.‍

Antes de esta pandemia, los teletrabajadores rondaban por ahí El 4% de la fuerza laboral en los Estados Unidos. Ahora, el 34% de la fuerza laboral empleada que alguna vez se desplazaba trabaja desde casa. Aún quedan preguntas pendientes, desde la sostenibilidad hasta las condiciones de trabajo y las políticas de trabajo desde casa, pero una cosa está clara. Esta pandemia ha cambiado la forma en que trabajamos. Muchas empresas, entre ellas Slidebean, se han vuelto completamente remotos.

Al hacerlo, las empresas se encontraron con desafíos inmediatos causados por la abrumadora falta de conciencia que tiene nuestra cultura en torno al trabajo remoto, la salud de los empleados y los espacios de oficina.

A medida que la economía sufre una paliza, algunas empresas se plantean la posibilidad de reabrir y, si bien las empresas masivas pueden adaptarse al cambio por pura fuerza de voluntad, las pequeñas empresas y las nuevas empresas tienen que redoblar sus esfuerzos para mantener la productividad y las ganancias

Lo remoto ha llegado para quedarse, pero no está exento de desafíos

Se podría pensar que las startups lo tenían fácil cuando todos pasamos al modo remoto. Después de todo, estamos acostumbrados a los equipos internacionales, a los chats remotos con inversores y demás. Se podría pensar que las pequeñas empresas son flexibles y fáciles de adaptar, pero ¿es así?

Esta crisis ha demostrado que se pueden y se deben realizar más trabajos de forma remota de lo que esperábamos. Sin embargo, el cambio hacia el trabajo remoto no es fácil, afirma Laurel Farrer, directora ejecutiva de Distribute Consulting, en este artículo de Built In. Su empresa se centró en las estrategias de trabajo remoto, ha descubierto que, por lo general, se necesitan de seis a 12 semanas para una transición sin problemas.

Este período de tiempo es comprensible una vez que las empresas comienzan a ordenar los detalles minuciosos que rodean dicha transición, y ya sabes que, para las empresas emergentes, 12 semanas es mucho tiempo. Van desde las medidas de ciberseguridad adecuadas hasta el hardware y la banda ancha adecuados para el trabajo, pasando por nuevas políticas y contratos rediseñados. Con la COVID, algunas empresas solo tuvieron unos días para resolverlos.

Es por eso que empresas como TaxJar han hecho todo lo posible para ofrecer consejos y sugerencias sobre cómo administrar con éxito un negocio remoto, ya sea empezando desde cero o haciendo la transición desde espacios de trabajo físicos.

La autora Heather Wilson explica que el primer paso para cualquier condición de trabajo remoto confía en los empleados para que desempeñen sus funciones. Para establecer la confianza, una organización necesita un proceso de comunicación claro, conciso y constante. Los KPI y los objetivos bien definidos son solo algunos de los aspectos clave que destaca Wilson.

TaxJar se hace eco de Laurel Farrer y destaca la importancia de las herramientas adecuadas para el trabajo. Una empresa, ya sea grande o pequeña, tiene que proporcionar herramientas o ayudar a los empleados a conseguirlas. El hardware es el desafío más evidente, pero la organización también debe proporcionar el software adecuado para las videoconferencias, la gestión de tareas y las agendas, entendiendo que lo que funciona para una organización puede no funcionar para otra. Afortunadamente, la variedad de opciones del mercado ha crecido.

Las condiciones adecuadas de trabajo remoto son clave para mantener la satisfacción y la felicidad de los empleados. Sin embargo, los trabajadores a distancia pueden encontrar beneficios en otros lugares. Y esto no se debe a la crisis. Ya en 2017, los estudios demostraron que los empleados en condiciones remotas ahorraron hasta 4000$ al año, debido a la reducción del gasto en transporte y otros costos. Pero esto también se reflejó en las propias empresas, que lograron ahorros de 11 000 dólares al año en algunos casos, gracias a estrategias como la flexibilidad de horarios y la reducción de los costos en la oficina.

Las condiciones de trabajo remoto ofrecen muchas ventajas, pero surge una pregunta con respecto a los empleados.

¿Qué pasa con la cultura empresarial cuando trabajamos a distancia?

La sala de descanso, la fuente de agua, la hora del almuerzo e incluso el viaje al trabajo dieron a los empleados la oportunidad de crear lazos afectivos. Pero también fue un elemento clave en la transmisión de la cultura empresarial. Las reuniones virtuales y los correos electrónicos, en lugar de las conversaciones cara a cara, pueden considerarse un desafío cuando las nuevas empresas y las pequeñas empresas quieren transmitir los valores de la empresa.

Estos mismos valores empresariales son esenciales para el desarrollo del compromiso en condiciones de trabajo a distancia, como lo demostró un estudio de la Universidad de Walden. ¿El estudio afirma que:

«(...) los trabajadores remotos experimentan niveles reforzados y sostenidos de compromiso en el lugar de trabajo más cuando trabajan en entornos en los que tienen una conexión personal con la misión y la visión de la organización, y en los que sienten que la cultura laboral es familiar (...)»

El CEO de PeopleG2, Chris Dryer, ha destacado, en este artículo de Built In, que el trabajo remoto requiere un cambio importante, incluso en los detalles más pequeños. Un ejemplo que presenta es que las reuniones colaborativas deberían ser la norma en un entorno virtual, en lugar de reuniones individuales, para promover la transparencia y la igualdad de conocimientos. Pero la cosa no termina ahí, como explica en este artículo.

«(Las empresas) tenían la idea de que los trabajadores tenían que estar juntos, de que si no puedes verlos, no puedes gestionarlos. Ahora las personas se ven obligadas a hacer algo diferente y a descubrir que eso tiene un valor real. Elimina toda la conducción, el tráfico y el estrés. Y empleados que ahora pueden trabajar sin interrupciones y pueden ser mucho más productivos que nunca».

Sin embargo, la productividad inmediata en sí misma es un tema de debate. Si bien expertos como Dryer y Farrer coinciden en que, con las condiciones adecuadas, la productividad puede aumentar considerablemente, algunos expertos opinan lo contrario, como el economista Nicholas Bloom, que cree en la falta de espacio adecuado, el ruido, las distracciones y la falta de un horario puede ser demasiado difícil de superar.

Para garantizar el entorno adecuado para empleados remotos productivos, las nuevas empresas y las pequeñas empresas deben fortalecer sus valores fundamentales, KPI, objetivos y canales de comunicación, así como revisar las políticas de trabajo desde casa.

¿Qué pasa con los espacios de oficina?

Si bien muchas empresas, hasta un 56% en todo el mundo, tienen implementado algún tipo de trabajo remoto, la realidad se establece en aquellas empresas que no pueden hacerlo y aún necesitan oficinas. ¿Qué hacer en estos tiempos de crisis?

Una cosa es segura: los espacios reducidos y la ventilación artificial dejarán de ser la norma. Es necesario readaptar los espacios de oficina.

Antes de COVID, los defensores de ciudades más densas presionaron para que haya más personas en espacios de trabajo más pequeños, ya que se creía que las ciudades más densas eran más sostenibles. Aunque esto todavía puede ser cierto, la pandemia ha dictado sus propias reglas.

Pero la reducción de personal, aunque parezca la opción lógica, puede que no sea la correcta, después de todo. Las estaciones de trabajo individuales ahora requieren más espacio entre ellas. Los espacios compartidos, como las salas de reuniones, requieren una reforma completa en cuanto a su forma y función, y las áreas de mayor tránsito deben adaptarse a una mentalidad más nueva y saludable.

No se trata de hacerse más pequeño, sino más eficiente. Por lo tanto, no es descabellado ver la implementación de más puertas automáticas, una separación transparente entre los espacios de trabajo, ascensores sin botones y telas antibacterianas. La desventaja es que todos estos cambios requieren dinero y tiempo.

Entonces, ¿qué vas a hacer con las oficinas que alquilas mientras tanto? Hay dos variables principales que las empresas pueden controlar y están inextricablemente vinculadas: prácticas de salud y seguridad más estrictas en el espacio de trabajo y horarios de trabajo flexibles.

En primer lugar, con respecto a los procesos de desinfección, los CDC constantemente recomendaciones de lanzamientos para aumentar la limpieza en el espacio de trabajo, teniendo en cuenta situaciones como tener un empleado infectado por la COVID-19. Estas directrices ya no son para un nicho de mercado, como el de los establecimientos alimentarios y médicos. La higiene y la desinfección adecuadas se convertirán en la nueva norma en las nuevas empresas y empresas, grandes y pequeñas.

Si no es posible cambiar/reducir los lugares de trabajo y se han implementado todos los procedimientos de higiene, el otro aspecto clave que la empresa controla es el cronograma. Al alternar turnos, días de trabajo y horarios de apertura, las empresas pueden regular la cantidad de empleados en los espacios de trabajo, garantizando condiciones más seguras.

Además, una semana laboral más corta ha dado resultados positivos en algunos casos. Ejemplos clásicos como Toyota han establecido los estándares de la industria al reducir sus días de trabajo a 4 y las horas semanales a 30.

Algunos expertos confían en estas prácticas porque creen que menos trabajo significa menos estrés y empleados más sanos. La autora Alex Soojung-Kim Pang es una ferviente defensora de una semana laboral más corta y espacios de trabajo más amplios. En su ensayo publicado en The Atlantic, tiene una cosa clara: no podemos volver a trabajar como antes si esperamos reabrir negocios pronto.

Pero una cosa es segura, el mercado inmobiliario corporativo está sufriendo, y seguirá sufriendo. Las empresas emergentes no pueden pagar el alquiler y recientemente se han recibido informes de inquilinos que hacen las maletas y abandonan sus espacios de trabajo, independientemente de las consecuencias.

Por lo tanto, los alquileres de oficinas no tienen ingresos. Algunos estados, como Nueva York, han tenido que hacerlo ajustar los derechos de los inquilinos y propietarios debido a esta situación.

Por lo tanto, tanto para las nuevas empresas como para las pequeñas empresas, es imperativo revisar constantemente las leyes, decretos y reglamentos locales, ya que pueden cambiar durante esta situación en constante evolución y variar de un lugar a otro.

¿La pandemia acabó con el coworking?

Disfrutaste tener la flexibilidad de trabajar desde casa combinada con la oportunidad ocasional de trabajar desde una cafetería genial o un espacio de coworking cercano, ¿verdad? En los últimos años, el coworking ha crecido a un ritmo considerable, a medida que las instalaciones y la cultura han mejorado. Sin embargo, en 2019 se produjo un cambio repentino en este mercado, ya que el gigante WeWork fue objeto de controversia.

Luego, el virus afectó duramente al coworking. WeWork sufrió un duro golpe financiero, ya que uno de sus accionistas más importantes se ofreció a comprar algunas acciones, pero, en vista de la crisis, decidió no desembolsar 3 mil millones de dólares para ayudar a la supervivencia de la empresa.

Por lo tanto, esta combinación resultó mortal para el gigante del coworking, ya que todas las oficinas de WeWork en todo el mundo están prácticamente vacías. Pero este no es el único caso. Scott Harmon es el director ejecutivo de Swivel, una empresa dedicada a la venta de software para el arrendamiento de espacios de oficina. Muchos de sus clientes simplemente se han marchado y, en una entrevista con Protocol, considera que este momento para los espacios de coworking es «un Armagedón».

La firma inmobiliaria Jones Lang LaSalle realizó una investigación y publicó su propia perspectiva sobre el futuro del coworking. Y, al igual que la de Harmon, su proyección no es positiva:

Dado que las personas entran y salen de los escritorios compartidos de coworking en un día laboral normal, un asiento podría haber sido compartido por varias personas. Esto supondrá un desafío para los operadores de espacios de trabajo conjunto para avanzar en la adopción de mejores prácticas de limpieza. Sin embargo, lo que es más importante, puede cambiar el atractivo de trabajar junto a personas desconocidas y en puestos no asignados en cualquier entorno de oficina, al menos a corto plazo.

Y, en realidad, no todos los teletrabajadores pueden trabajar desde sus propios hogares, ya sea por la infraestructura, el silencio e incluso las fallas de Internet. Los trabajadores remotos necesitan un lugar para trabajar. De hecho, ahora más que nunca, cuando las reuniones y conferencias virtuales son y serán la norma, es necesario un espacio de trabajo adecuado.

No solo los empleados remotos, sino también las pequeñas empresas emergentes se enfrentan al desafío de encontrar una nueva oficina en la que trabajar. Invertir en bienes raíces, en estos tiempos particulares, está fuera de discusión para la mayoría, incluso con la posibilidad de conceder algunos préstamos y subvenciones. Es por eso que los espacios de coworking siguen siendo una opción valiosa.

Pero encontrar el correcto puede que no sea tan fácil. Por eso, algunas empresas han tomado la iniciativa de ayudar tanto a los espacios de coworking como a los posibles clientes a comprender mejor esta situación. Coworker.com, un sitio web dedicado exclusivamente al coworking recientemente lanzó una encuesta y publicó los resultados de las acciones que muchos lugares de coworking estaban tomando para hacer frente a esta situación atípica.

Los resultados se centran en la cancelación de eventos y el cierre de salas de reuniones, para evitar grupos más grandes de personas. Otras medidas incluyen la publicación de boletines informativos con información sobre la prevención y las recomendaciones, la limitación del número de participantes en los espacios de trabajo conjunto y la colocación de carteles con instrucciones sobre las medidas sanitarias adecuadas.

Sin embargo, todas estas acciones tendrán poco efecto si las personas, las nuevas empresas y las pequeñas empresas se muestran reticentes a visitar estos y otros espacios de trabajo. Cualquier persona interesada en el coworking no debería dudar en preguntar sobre prácticas y protocolos de higiene adecuados, como la desinfección constante, la presencia de instalaciones adecuadas, como baños, y el acceso adicional a toallitas desinfectantes y desinfectantes para manos. Algunos lugares podrían incluso implementar la medición de la temperatura y el uso obligatorio de mascarillas.

Las empresas emergentes, las pequeñas empresas y los profesionales individuales deben seguir trabajando en estos tiempos extraños. Su capacidad para reaccionar ante un cambio de paradigmas es clave. Este artículo no es más que una de las muchas herramientas que ayudan a informar y educar a los profesionales en esta crisis en constante cambio, ya que creemos que tanto la información como la educación son un paso clave para lograr un futuro sostenible.