Inmitten dieser sich ständig verändernden Krise versuchen Unternehmen — auch Startups —, sich mit den neuen Realitäten der Arbeitswelt auseinanderzusetzen. Wenn Sie ein Gründer sind, der bereits ein Team aus Mitbegründern, Beratern und sogar Mitarbeitern zusammengestellt hat, können Sie Folgendes erwarten, wenn wir uns einer überwiegend virtuellen Umgebung zuwenden.‍

Vor dieser Pandemie schwebten Telearbeiter herum 4% der Belegschaft in den Vereinigten Staaten. Heute arbeiten 34% der Belegschaft, die einmal gependelt sind, von zu Hause aus. Es gibt immer noch Fragen, von Nachhaltigkeit über Arbeitsbedingungen bis hin zu Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus, aber eines ist klar. Diese Pandemie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert. Viele Unternehmen, darunter Slidebean, sind komplett ferngesteuert.

Auf diese Weise standen Unternehmen vor unmittelbaren Herausforderungen, die durch den überwältigenden Mangel an Bewusstsein in unserer Kultur für Telearbeit, Mitarbeitergesundheit und Büroräume verursacht wurden.

Da die Wirtschaft unter Druck gerät, erwägen einige Unternehmen eine Wiedereröffnung, und obwohl sich große Unternehmen durch bloße Willenskraft an Veränderungen anpassen können, müssen kleine Unternehmen und Startups ihre Aktivitäten verdoppeln, um Produktivität und Gewinne aufrechtzuerhalten

Remote ist gekommen, um zu bleiben, aber nicht ohne Herausforderungen

Man könnte meinen, dass Startups es einfach hatten, als wir alle in den Remote-Modus wechselten. Schließlich waren wir an internationale Teams, Remote-Chats mit Investoren und so weiter gewöhnt. Kleine Unternehmen könnten als flexibel und leicht anpassungsfähig angesehen werden... aber ist das so?

Diese Krise hat gezeigt, dass mehr Aufgaben aus der Ferne erledigt werden können und sollten, als wir erwartet hatten. Eine Umstellung auf Fernzugriff ist jedoch nicht einfach, sagt Laurel Farrer, CEO von Distribute Consulting, in diesem Artikel von Built In. Ihr Unternehmen konzentrierte sich auf Strategien für Telearbeit, hat festgestellt, dass ein reibungsloser Übergang in der Regel sechs bis 12 Wochen dauert.

Eine solche Zeitspanne ist verständlich, sobald Unternehmen beginnen, die winzigen Details einer solchen Umstellung zu klären, und Sie wissen, dass 12 Wochen für Startups eine Menge Zeit sind. Sie reichen von geeigneten Cybersicherheitsmaßnahmen über die richtige Hardware und das richtige Breitband für die jeweilige Aufgabe bis hin zu neuen Richtlinien und neu gestalteten Verträgen. Mit COVID hatten einige Unternehmen nur wenige Tage Zeit, um sie zu lösen.

Aus diesem Grund haben Unternehmen wie TaxJar große Anstrengungen unternommen, um Tipps und Ratschläge zu geben, wie ein Unternehmen aus der Ferne erfolgreich geführt werden kann, unabhängig davon, ob es bei Null anfängt oder ob der Übergang von physischen Arbeitsräumen aus erfolgt.

Die Autorin Heather Wilson erklärt, dass dies der erste Schritt zu allen Arbeitsbedingungen im Home-Office ist vertraut darauf, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen. Um Vertrauen aufzubauen, benötigt ein Unternehmen einen klaren, präzisen und konstanten Kommunikationsprozess. Klar definierte KPIs und Ziele sind nur einige der wichtigsten Aspekte, die Wilson hervorhebt.

TaxJar schließt sich Laurel Farrer an und betont, wie wichtig die richtigen Tools für den Job sind. Ein Unternehmen, ob groß oder klein, muss Tools bereitstellen oder Mitarbeitern helfen, sie zu bekommen. Die Hardware ist die offensichtlichste Herausforderung, aber das Unternehmen sollte auch geeignete Software für Videokonferenzen, Aufgabenmanagement und Tagesordnungen bereitstellen, wobei zu berücksichtigen ist, dass das, was für eine Organisation funktioniert, für eine andere möglicherweise nicht funktioniert. Zum Glück ist das Angebot an Optionen auf dem Markt gewachsen.

Richtige Arbeitsbedingungen im Home-Office sind der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Zufriedenheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Telearbeiter könnten jedoch an anderen Orten Vorteile finden. Und das liegt nicht an der Krise. Bereits 2017 haben Studien gezeigt, dass Mitarbeiter in abgelegenen Umgebungen sparten bis zu 4000$ pro Jahr, aufgrund geringerer Ausgaben für Transport und andere Kosten. Dies spiegelte sich aber auch in den Unternehmen selbst wider, die Einsparungen in Höhe von 11.000$ pro Jahr in einigen Fällen, dank Strategien wie flexiblen Zeitplänen und einer Senkung der Bürokosten.

Telearbeit bietet viele Vorteile, doch eine Frage stellt sich in Bezug auf die Mitarbeiter.

Was passiert mit der Unternehmenskultur, wenn wir remote arbeiten?

Der Pausenraum, der Springbrunnen, die Mittagspause und sogar der Weg zur Arbeit gaben den Mitarbeitern die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen. Es war aber auch ein Schlüsselelement bei der Vermittlung der Unternehmenskultur. Virtuelle Treffen und E-Mails anstelle von persönlichen Gesprächen können als Herausforderung angesehen werden, wenn Startups und kleine Unternehmen Unternehmenswerte vermitteln möchten.

Genau diese Unternehmenswerte sind für die Entwicklung des Engagements in der Telearbeit unerlässlich, wie eine Studie der Walden University zeigte. Die Studie gibt an, dass:

„(...) Telearbeiter erleben ein verstärktes und anhaltendes Maß an Engagement am Arbeitsplatz, wenn sie in einem Umfeld arbeiten, in dem sie eine persönliche Verbindung zur Mission und Vision des Unternehmens haben und in dem sie das Gefühl haben, dass die Arbeitskultur familiär ist (...)“

Chris Dryer, CEO von PeopleG2, hat in diesem Artikel von Built In hervorgehoben, dass Telearbeit erfordert große Veränderungen, selbst in den kleinsten Details. Ein Beispiel, das er vorstellt, ist, dass kollaborative Treffen in einer virtuellen Umgebung statt Einzelgesprächen die Norm sein sollten, um Transparenz und gleichberechtigtes Wissen zu fördern. Aber das ist noch nicht alles, wie er in diesem Artikel erklärt.

„(Unternehmen) hatten die Vorstellung, dass Mitarbeiter zusammen sein müssen, dass man sie nicht managen kann, wenn man sie nicht sieht. Jetzt sind die Leute gezwungen, etwas anderes zu tun und herauszufinden, dass darin ein echter Mehrwert steckt. Es macht das Fahren, den Verkehr und den Stress überflüssig. Und Mitarbeiter, die jetzt ohne Unterbrechung arbeiten können und möglicherweise weitaus produktiver sind als je zuvor.“

Aber die unmittelbare Produktivität selbst ist ein Diskussionsthema. Experten wie Dryer und Farrer sind sich zwar einig, dass die Produktivität unter den richtigen Bedingungen erheblich steigen kann, aber einige Experten sind der Ansicht, dass das genaue Gegenteil der Fall ist, wie der Ökonom Nicholas Bloom, der für den Mangel an ausreichend Platz, Lärm, Ablenkungen und das Fehlen eines Zeitplans glaubt könnte zu viel sein, um es zu überwinden.

Start-ups und kleine Unternehmen müssen ihre Kernwerte, KPIs, Ziele und Kommunikationskanäle stärken und ihre Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus überarbeiten, um das richtige Umfeld für produktive Mitarbeiter im Home-Office zu schaffen.

Was ist mit Büroräumen?

Obwohl viele Unternehmen bis zu 56% auf der ganzen Welt, haben irgendeine Art von Telearbeit eingeführt, die Realität setzt in den Unternehmen ein, die dazu nicht in der Lage sind und immer noch Büros benötigen. Was ist in diesen Krisenzeiten zu tun?

Eines ist sicher: Enge Räume und künstliche Belüftung werden nicht mehr die Norm sein. Büroräume müssen neu angepasst werden.

Vor COVID Befürworter dichterer Städte drängten auf mehr Menschen in kleineren Arbeitsräumen, da man glaubte, dichtere Städte seien nachhaltiger. Das mag zwar immer noch etwas Wahres sein, aber die Pandemie hat ihre eigenen Regeln diktiert.

Aber Personalabbau scheint zwar die logische Option zu sein, ist aber vielleicht doch nicht richtig. Einzelne Arbeitsstationen benötigen jetzt mehr Platz zwischen ihnen. Gemeinschaftsräume wie Besprechungsräume müssen in ihrer Form und Funktion komplett überarbeitet werden, und Bereiche mit hohem Verkehrsnetz müssen an eine neuere, gesündere Denkweise angepasst werden.

Es geht nicht darum, kleiner zu werden, sondern effizienter. Es ist also nicht weit hergeholt, mehr automatische Türen, eine transparente Trennung zwischen den Arbeitsräumen, knopflose Aufzüge und antibakterielle Stoffe einzuführen. Der Nachteil ist, dass all diese Änderungen Geld und Zeit erfordern.

Also, was machen Sie mit den Büros, die Sie in der Zwischenzeit mieten? Es gibt zwei Hauptvariablen, die Unternehmen kontrollieren können und die untrennbar miteinander verbunden sind: strengere Gesundheits- und Sicherheitspraktiken am Arbeitsplatz und flexible Arbeitszeiten.

Erstens, in Bezug auf Desinfektionsprozesse, die CDC ständig veröffentlicht Empfehlungen für eine verstärkte Reinigung innerhalb des Arbeitsbereichs, wenn Szenarien wie ein COVID-19-infizierter Mitarbeiter in Betracht gezogen werden. Diese Richtlinien gelten nicht mehr für einen Nischenmarkt wie Lebensmittel und medizinische Einrichtungen. Richtige Hygiene und Desinfektion werden in großen und kleinen Startups und Unternehmen zur neuen Norm werden.

Wenn eine Änderung oder Reduzierung der Arbeitsplätze nicht möglich ist und alle Hygienemaßnahmen eingeführt wurden, ist der andere wichtige Aspekt, den ein Unternehmen kontrollieren muss, der Zeitplan. Durch den Wechsel von Schichten, Arbeitstagen und Öffnungszeiten können Unternehmen die Anzahl der Mitarbeiter in den Arbeitsräumen regulieren und so sicherere Bedingungen gewährleisten.

Außerdem hat eine kürzere Arbeitswoche in einigen Fällen positive Ergebnisse gezeigt. Klassische Beispiele wie Toyota haben Industriestandards gesetzt, indem Senkung ihrer Arbeitstage auf 4 und wöchentlicher Stunden auf 30.

Einige Experten schwören auf diese Praktiken, da sie glauben, dass weniger Arbeit weniger Stress und gesündere Mitarbeiter bedeutet. Der Autor Alex Soojung-Kim Pang ist ein begeisterter Befürworter einer kürzeren Arbeitswoche und größerer Arbeitsräume. In seinem Essay, der in The Atlantic veröffentlicht wurde, ist ihm eines klar: Wir können nicht zu unserer früheren Arbeitsweise zurückkehren, wenn Wir gehen davon aus, dass wir die Geschäfte bald wieder eröffnen werden.

Aber eins ist sicher, der Markt für Unternehmensimmobilien leidet, und wird weiter leiden. Startups sind nicht in der Lage, die Miete aufzubringen, und in letzter Zeit gab es Berichte von Mietern, die ihre Arbeitsräume packen und verlassen, unabhängig von den Folgen.

Büromieten haben also kein Einkommen. Einige Staaten wie New York mussten Rechte von Mietern und Vermietern anpassen aufgrund dieser Situation.

Daher ist es für Startups und kleine Unternehmen gleichermaßen unerlässlich, die lokalen Gesetze, Verordnungen und Vorschriften ständig zu überprüfen, da sie sich in dieser sich ständig weiterentwickelnden Situation ändern und von Standort zu Standort variieren können.

Hat die Pandemie das Coworking getötet?

Du hast es genossen, die Flexibilität zu haben, von zu Hause aus zu arbeiten, kombiniert mit der gelegentlichen Gelegenheit, in einem coolen Café oder einem Coworking-Space in der Nähe zu arbeiten, oder? In den letzten Jahren ist Coworking erheblich gewachsen, da sich die Einrichtungen und die Kultur verbessert haben. Doch 2019 kam es zu einer plötzlichen Veränderung auf diesem Markt, als der Gigant WeWork wurde von Kontroversen heimgesucht.

Dann traf das Virus das Coworking hart. WeWork erlitt einen schweren finanziellen Schlag, da einer seiner wichtigsten Aktionäre angeboten hatte, einige Aktien zu kaufen, aber angesichts der Krise entschied sich gegen die Ausschüttung von 3 Milliarden Dollar um das Überleben des Unternehmens zu sichern.

Diese Kombination erwies sich für den Coworking-Giganten als tödlich, da alle Büros von WeWork auf der ganzen Welt praktisch leer sind. Dies ist jedoch nicht der einzige Fall. Scott Harmon ist der CEO von Swivel, einem Unternehmen, das sich dem Verkauf von Software für die Vermietung von Büroräumen verschrieben hat. Viele seiner Kunden sind einfach gegangen und in einem Interview mit Protocol Er betrachtet diesen Moment für Coworking Spaces als „Armageddon“.

Das Immobilienunternehmen Jones Lang LaSalle hat nachgeforscht und veröffentlicht seine eigene Perspektive über die Zukunft des Coworking. Und wie bei Harmon ist die Prognose nicht positiv:

Da die Leute an einem normalen Arbeitstag an den Coworking-Hotdesks ein- und ausziehen, hätte ein Platz von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden können. Dies wird Coworking-Betreiber in Zukunft vor die Herausforderung stellen, umfassendere Reinigungspraktiken einzuführen. Noch wichtiger ist jedoch, dass es den Reiz der Zusammenarbeit mit Fremden und an nicht zugewiesenen Sitzen in jeder Büroumgebung zumindest kurzfristig verändern könnte.

Und tatsächlich können nicht alle Telearbeiter von zu Hause aus arbeiten, sei es aufgrund der Infrastruktur, der Stille und sogar des fehlerhaften Internets. Telearbeiter brauchen einen Ort zum Arbeiten. Tatsächlich ist heute mehr denn je, da virtuelle Besprechungen und Konferenzen die Norm sind und sein werden, ein geeigneter Arbeitsplatz erforderlich.

Nicht nur Mitarbeiter an entfernten Standorten, sondern auch kleine Startups stehen vor der Herausforderung, ein neues Büro zu finden, in dem sie arbeiten können. In diesen besonderen Zeiten in Immobilien zu investieren kommt für die meisten nicht in Frage, auch mit der Möglichkeit einiger Kredite und Zuschüsse. Aus diesem Grund sind Coworking Spaces immer noch eine wertvolle Option.

Aber den richtigen zu finden, ist vielleicht nicht so einfach. Aus diesem Grund haben einige Unternehmen die Initiative ergriffen, um sowohl Coworking-Spaces als auch potenziellen Kunden zu helfen, diese Situation besser zu verstehen. Coworker.com, eine Website, die sich in letzter Zeit ausschließlich dem Coworking widmet hat eine Umfrage gestartet und veröffentlichte die Ergebnisse der Maßnahmen, die viele Coworking Places ergriffen haben, um mit dieser atypischen Situation umzugehen.

Im Mittelpunkt der Ergebnisse stehen die Absage von Veranstaltungen und die Schließung von Tagungsräumen, um größere Personengruppen zu verhindern. Zu den weiteren Maßnahmen gehören Newsletter mit Informationen über Präventionsmaßnahmen und Empfehlungen, die Begrenzung der Teilnehmerzahl beim Coworking und das Anbringen von Schildern mit Hinweisen zur ordnungsgemäßen Hygiene.

All diese Maßnahmen werden jedoch nur geringe Auswirkungen haben, wenn Einzelpersonen, Startups und kleine Unternehmen zögern, diese und andere Arbeitsbereiche zu besuchen. Jeder, der sich für Coworking interessiert, sollte keine Angst haben, sich zu erkundigen angemessene Hygienepraktiken und -protokolle, wie z. B. ständige Desinfektion, Vorhandensein geeigneter Einrichtungen wie Badezimmer und zusätzlicher Zugang zu Händedesinfektionsmitteln und Desinfektionstüchern. An einigen Orten werden möglicherweise sogar Temperaturmessungen und die obligatorische Verwendung von Masken eingeführt.

Startups, kleine Unternehmen und einzelne Fachkräfte müssen in diesen seltsamen Zeiten weiterarbeiten. Ihre Fähigkeit, auf einen Paradigmenwechsel zu reagieren, ist entscheidend. Dieser Artikel ist nur eines von vielen Tools, die bei der Information und Ausbildung von Fachleuten in dieser sich ständig ändernden Krise helfen sollen, da wir der Ansicht sind, dass sowohl Information als auch Bildung ein wichtiger Schritt für eine nachhaltige Zukunft sind.