Nos conseils sur la manière de gérer une réunion du conseil d'administration aideront tout PDG ou président à trouver toutes les informations indispensables pour gérer une réunion du conseil d'administration productive. Nous vous donnerons des conseils et répondrons à certaines des questions les plus courantes lors des réunions du conseil d'administration sur le Web. Nous vous donnerons également un aperçu de notre modèle de présentation de réunion de conseil d'administration gratuit pour vous aider à créer vos diapositives pour une réunion du conseil d'administration. Alors, restez avec nous pour pouvoir organiser les réunions du conseil d'administration comme un pro en un rien de temps !
Une réunion du conseil d'administration est une réunion officielle des membres du conseil d'administration d'une entreprise (ou équivalent) pour discuter de questions commerciales. Il a généralement lieu une fois par mois.
Le but d'une réunion du conseil est de permettre aux administrateurs de partager leurs points de vue sur les performances de l'entreprise et ses projets futurs. La réunion peut avoir lieu au bureau de l'entreprise ou se dérouler par vidéoconférence.
Les réunions du conseil d'administration durent généralement entre une heure et deux heures. Ils sont souvent présidés par le PDG ou un autre cadre supérieur.
Souvent organisées deux fois par an ou tous les trimestres, la fréquence des réunions du conseil d'administration dépend véritablement de l'état d'avancement de l'organisation. Si les directives nécessaires sont prises, les réunions du conseil peuvent avoir lieu aussi souvent qu'une fois par semaine ou programmées aussi peu qu'une fois par an.
Quand dois-je tenir ma prochaine réunion du conseil d'administration ?
Si vous souhaitez commencer à planifier votre prochaine réunion du conseil d'administration, nous vous recommandons de commencer dès maintenant. Vous ne voulez pas attendre la fin de l'année fiscale ou même le début du nouvel exercice pour fixer les dates de votre prochaine réunion du conseil d'administration.
Pourquoi est-il important de tenir des réunions régulières du conseil d'administration ?
Les réunions régulières du conseil d'administration permettent aux administrateurs de partager leurs réflexions et leurs opinions concernant la performance et la stratégie de l'entreprise. Cela leur donne un aperçu de ce qui va bien et de ce qui ne va pas au sein de l'entreprise. Cela leur permet également de fournir des commentaires sur les stratégies de l'entreprise.
Les réunions régulières du conseil d'administration garantissent également à chacun un accès égal à l'information. Tous les administrateurs ont la possibilité de poser des questions et de faire part de leurs préoccupations concernant les progrès de l'entreprise. En outre, ils peuvent proposer des suggestions et des idées pour améliorer les performances de l'entreprise.
L'un des principaux objectifs de ces réunions est d'être aussi efficaces que possible. N'oubliez donc pas qu'il n'y a aucun sens à convoquer un comité pour se réunir pour des questions qui devraient être réglées autrement.
Le rôle du président du conseil d'administration est de faciliter la tenue d'une réunion du conseil conformément à la mission, à la vision et à l'orientation souhaitée de l'entreprise. Pour réussir, le président du conseil d'administration doit garder un œil sur ce qui est le mieux pour l'entreprise. Utilisez vos compétences en leadership pour permettre à cette conversation de se dérouler sur un ton qui correspond à la culture de l'entreprise. L'absence de droit de vote est pertinente à ce rôle, sauf si cela peut modifier le résultat d'une décision. Un autre cas concerne les votes par bulletin de vote.
Un président du conseil d'administration travaillera également aux côtés du PDG ou du directeur exécutif d'une entreprise pour organiser une réunion qui correspond aux priorités du conseil d'administration. Pourtant, une personne occupant ce rôle est également chargée de recruter de nouveaux membres au conseil d'administration et de contribuer à leur développement.
Lors des réunions, les présidents inviteront activement chaque participant à faire ressortir ses points forts pour une discussion collective optimale. Une fois leur rôle terminé, ils aideront également à trouver le prochain président du conseil d'administration qui les remplacera.
Décidez s'il est préférable de traiter une question en comité. L'un de nos conseils sur la façon de gérer une réunion du conseil d'administration en tant que président du conseil est de vous permettre de désigner librement un poste particulier comme une tâche à un groupe de personnes défini lorsque cela est le plus approprié.
Une réunion du conseil productive commence par un ordre du jour bien pensé que le président du conseil distribue à l'avance. Cette distribution doit inclure tous les longs documents que le conseil doit lire en vue de la réunion. À titre d'astuce, un appel téléphonique rapide peut parfois empêcher de nombreux éléments d'apparaître lors d'une réunion du conseil d'administration. Si possible, appelez les membres du conseil d'administration juste pour vous enregistrer avant une réunion. Cela pourrait dissiper une atmosphère autrement mouvementée lors d'une réunion du conseil d'administration.
Pour ce qui est de la manière de mener une réunion du conseil d'administration en soi, commencez par donner un ton énergique et très positif, et vérifiez s'il y a quorum. Si c'est le cas, convoquez la réunion comme nous le décrivons en détail ci-dessous et passez en revue l'ordre du jour. Demandez l'approbation du tableau pour les articles que vous venez de lire. Assurez-vous que tout le monde est d'accord sur ce qui sera traité exclusivement pendant la session. Ajoutez, modifiez ou supprimez des éléments selon vos besoins, puis signez le procès-verbal fourni par le secrétaire.
Prévoyez de la place pour les rapports du directeur général ou de tout autre comité, y compris le rapport financier vérifié. Passez à des secteurs d'activité anciens, nouveaux ou autres et faites-le de manière ordonnée, en gardant les discussions dans l'intérêt supérieur de l'entreprise.
Pour clore la réunion de votre conseil d'administration, remerciez toutes les personnes présentes avant de demander la levée de la réunion. Contactez également le directeur exécutif pour tout point avant de travailler avec le secrétaire sur un compte rendu final et final.
Il est également intéressant d'envoyer un e-mail après la réunion à tous les membres du conseil d'administration avec un résumé des aspects les plus pertinents, y compris toutes les mesures qui ont été discutées.
Pour convoquer une réunion du conseil d'administration, il suffit de faire une déclaration rapide avec l'heure et la date précises de début de la réunion pour informer littéralement les gens que la session a commencé. S'il y a de nouveaux membres ou des membres sortants, accueillez-les ou faites-leur vos adieux là où c'est dû, et saluez tous les visiteurs de la session.
Pour inclure une motion à examiner, un membre du conseil d'administration doit simplement indiquer qu'il propose une action spécifique. Si elle est appuyée, ce qui est obligatoire et n'est pas lié à l'affinité du contenu mais à la motion en cours, la motion peut être discutée.
En tant que proposition d'action portée devant un conseil d'administration, une motion permet au groupe de prendre des décisions et de donner des orientations à l'entreprise dans des domaines particuliers. Vous devez savoir qu'il existe différents types de motions, notamment les motions principales, subsidiaires, privilégiées et accessoires.
Passons maintenant à notre série de conseils sur la façon de gérer une réunion du conseil d'administration qui plaira à tout le monde. L'efficacité de ces outils est au cœur de la satisfaction d'un conseil d'administration à l'idée de faire son travail dans un environnement productif.
Tout commence par la préparation. Avant d'assister à une réunion du conseil d'administration, préparez-vous minutieusement afin de pouvoir répondre aux questions et présenter votre cas de manière efficace.
Préparez-vous en effectuant des recherches sur l'entreprise, ses produits et services, ses concurrents et les tendances du secteur. Sachez quelles informations vous souhaitez partager et en quoi elles profiteront au public.
Plus vous serez préparé, meilleure sera l'impression que vous laisserez au tableau et aux autres.
Si vous présentez un rapport ou un autre document, veillez à ce qu'il soit rédigé de manière claire et concise pour que le message passe bien.
N'oubliez pas de vous habiller convenablement et d'avoir l'air professionnel.
Le fait de présenter une réunion du conseil d'administration lors d'une session aidera à maintenir la réunion sur la bonne voie et à engager le public. Notre modèle de présentation de réunion de conseil d'administration gratuit est un exemple parfait des diapositives nécessaires pour faire d'une réunion du conseil d'administration l'utilisation la plus efficace du temps de chacun.
Après une diapositive de couverture qui suit un ordre du jour clair, nous vous donnons de la place pour :
Cependant, nous intégrons également les mises à jour des équipes dans une diapositive, y compris les mises à jour des KPI, une section spécifique pour vous présenter la feuille de route, une diapositive pour les mises à jour des principaux canaux d'acquisition et le développement commercial.
Nous organisons également les notes de développement commercial visuellement sur une diapositive. Et nous avons fait de la place pour les mises à jour financières et opérationnelles, suivies de graphiques des profits et pertes et de l'affichage des étapes. Notre dernière diapositive traite des formalités.
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