Nuestros consejos sobre cómo organizar una reunión de junta directiva ayudarán a cualquier director ejecutivo o presidente a reunir todos los elementos imprescindibles y los conocimientos imprescindibles para llevar a cabo una reunión de junta productiva. Le daremos consejos y responderemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre las reuniones de juntas directivas en la web. También te proporcionaremos un resumen de nuestra plantilla gratuita de presentación para reuniones de junta directiva para ayudarte a crear tus diapositivas para una reunión de junta directiva. Así que, ¡quédate con nosotros para que puedas organizar las reuniones de la junta directiva como un profesional en poco tiempo!
Una reunión del consejo de administración es una reunión oficial de los miembros del consejo de administración de una empresa (o equivalente) para discutir asuntos comerciales. Por lo general, se lleva a cabo una vez al mes.
El propósito de una reunión de la junta es permitir a los directores compartir sus puntos de vista sobre el desempeño y los planes futuros de la compañía. La reunión puede celebrarse en la oficina de la empresa o puede tener lugar por videoconferencia.
Las reuniones de la junta suelen durar entre una y dos horas. Suelen estar presididas por el director ejecutivo u otro alto ejecutivo.
La frecuencia de las reuniones de la junta directiva, que suelen celebrarse dos veces al año o cada trimestre, depende realmente de la etapa en la que se encuentre la organización. Con la orientación necesaria, las reuniones de la junta directiva pueden celebrarse con una frecuencia semanal o programarse con moderación, como una vez al año.
¿Cuándo debo celebrar mi próxima reunión de la junta?
Si desea comenzar a planificar su próxima reunión de la junta, le recomendamos que comience ahora. No querrá esperar hasta el final del año fiscal o incluso hasta el comienzo del nuevo año fiscal para fijar las fechas de su próxima reunión de la junta.
¿Por qué es importante celebrar reuniones periódicas de la junta directiva?
Las reuniones periódicas de la junta permiten a los directores compartir sus ideas y opiniones sobre el desempeño y la estrategia de la empresa. Esto les da una idea de lo que va bien y lo que está mal en la empresa. También les permite dar su opinión sobre las estrategias de la empresa.
Las reuniones periódicas de la junta también garantizan que todos tengan igual acceso a la información. Todos los directores tienen la oportunidad de hacer preguntas y expresar sus inquietudes sobre el progreso de la empresa. Además, pueden ofrecer sugerencias e ideas para mejorar el desempeño de la empresa.
El objetivo principal de estas reuniones es ser lo más eficaces posible, así que tenga en cuenta que no tiene sentido convocar a una junta para tratar temas que, de otro modo, deberían aprobarse.
La función del presidente de la junta es facilitar una reunión de la junta siguiendo la misión, la visión y la dirección deseada de la empresa. Para hacerlo bien, el presidente de la junta directiva debe estar atento a lo que es mejor para la empresa. Utilice las habilidades de liderazgo para permitir que la conversación tenga lugar en un tono que vaya de la mano con la cultura de la empresa. Es relevante para este rol la falta de derecho a votar, excepto cuando hacerlo pueda cambiar el resultado de una decisión. Otro caso son las votaciones efectuadas mediante papeleta.
El presidente de la junta también trabajará junto con el CEO o el director ejecutivo de una empresa para organizar una reunión que se adapte a las prioridades de la junta. Sin embargo, una persona que desempeña este cargo también es responsable de conseguir nuevos miembros en la junta directiva y de ayudar a su desarrollo.
En las reuniones, los presidentes pedirán activamente a cada asistente que saque a relucir sus puntos fuertes para el mejor debate colectivo posible. Una vez que su función llegue a su fin, también ayudarán a encontrar al próximo presidente de la junta que ocupe su lugar.
Decida si es mejor tratar un asunto en un comité. Uno de nuestros consejos sobre cómo organizar una reunión de junta directiva como presidente de la junta es que puedas designar libremente un puesto determinado como tarea para un grupo determinado de personas cuando sea más apropiado.
Una reunión productiva de la junta comienza con una agenda bien pensada que el presidente de la junta distribuye con anticipación. Esta distribución debe incluir cualquier documento extenso que la junta deba leer para prepararse para la reunión. Como consejo, a veces una llamada telefónica rápida puede impedir que surjan muchos temas en una reunión de la junta. Si es posible, llama a los miembros de la junta solo para registrarte antes de la reunión. Hacerlo podría despejar un ambiente que, de otro modo, sería agitado durante una reunión de la junta.
En cuanto a cómo llevar a cabo una reunión de la junta directiva en sí, comience por establecer un tono enérgico y muy positivo, y compruebe si hay quórum. Si lo hay, convoca la reunión para ordenarla tal y como describimos detalladamente a continuación y repasa la agenda. Pide a la junta que apruebe los temas que acabas de leer. Asegúrate de que todos estén de acuerdo con lo que se abordará exclusivamente durante la sesión. Agregue, modifique o elimine elementos según sea necesario y, a continuación, firme las actas proporcionadas por la secretaria.
Deje espacio para los informes del Director Ejecutivo o de cualquier comité, incluido el informe financiero auditado. Pase a las líneas de negocio antiguas, nuevas o de otro tipo y hágalo de manera ordenada, manteniendo las conversaciones dentro del ámbito de los mejores intereses de la empresa.
Para cerrar la reunión de la junta directiva, agradezca a todos los presentes antes de convocar la reunión para suspenderla. Además, ponte en contacto con el director ejecutivo para cualquier asunto antes de trabajar con el secretario para elaborar un acta final y de clausura.
También es genial enviar un correo electrónico después de la reunión a todos los miembros de la junta con un resumen de los aspectos más relevantes, incluidos todos los puntos de acción que se discutieron.
Convocar una reunión de la junta directiva es cuestión de hacer una declaración rápida con la hora y fecha precisas de inicio de la reunión para que la gente sepa literalmente que la sesión ha comenzado. En caso de que haya algún miembro nuevo o que se vaya a jubilar, déles la bienvenida o despídeles en el momento oportuno y agradezca a las personas que asistan a la sesión.
Para incluir una moción para su consideración, un miembro de la junta simplemente necesita decir que propone una acción específica. Si se aprueba, lo cual es obligatorio y no está vinculado a la afinidad del contenido sino a la moción que se está llevando a cabo, entonces la moción puede discutirse.
Como propuesta de acción presentada ante un consejo de administración, una moción permite al grupo tomar decisiones y dar instrucciones a la empresa sobre áreas particulares. Debe saber que hay diferentes tipos de mociones, incluidas las principales, subsidiarias, privilegiadas e incidentales.
Ahora, pasemos a nuestra serie de consejos sobre cómo organizar una reunión de junta directiva que todos disfrutarán. La eficacia de estas reuniones es la base del grado de satisfacción de una junta directiva por realizar su trabajo en un entorno productivo.
Todo comienza con la preparación. Antes de asistir a una reunión de la junta, prepárese minuciosamente para poder responder a las preguntas y presentar su caso de manera efectiva.
Prepárese bien investigando la empresa, sus productos y servicios, la competencia y las tendencias de la industria. Sepa qué información desea compartir y cómo beneficiará a la audiencia.
Cuanto más preparado estés, mejor impresión dejarás en la junta y en los demás.
Si vas a presentar un informe u otro documento, asegúrate de que esté escrito de forma clara y concisa para garantizar que el mensaje llegue.
No olvides vestirte adecuadamente y lucir profesional.
Llevar una presentación de la reunión de la junta a una sesión ayudará a mantener la reunión por buen camino y a mantener la participación de la audiencia. Nuestra plantilla gratuita de presentación para reuniones de junta directiva es un ejemplo perfecto de las diapositivas necesarias para que una reunión de junta sea el uso más eficaz del tiempo de todos.
Tras una diapositiva de portada que sigue una agenda clara, te damos espacio para:
Sin embargo, también incluimos las actualizaciones del equipo en una diapositiva, incluidas las actualizaciones de los KPI, una sección específica para que describas la hoja de ruta, una diapositiva para las actualizaciones principales de los canales de adquisición y el desarrollo empresarial.
También ordenamos visualmente las notas de desarrollo empresarial en una diapositiva. Además, dejamos espacio para las actualizaciones financieras y operativas, seguidas de gráficos de pérdidas y ganancias y la visualización de los hitos. Nuestra última diapositiva admite formalidades.
Prueba nuestra plantilla o déjala nuestro equipo de diseñadores profesionales pule exclusivamente su contenido y diseño. ¡Estamos aquí para ayudarte en lo que necesites! ¡Que tengas mucha suerte organizando tu próxima reunión de junta!
