So verwalten Sie Remote-Teams

Wir haben Slidebean als SaaS-Unternehmen gegründet. Und SaaS ist großartig: große Margen, Automatisierung, Software! Es ist das, was Investoren lieben, und es ist die Geschichte aller anderen erfolgreichen Technologieunternehmen da draußen.

Aber es stellte sich heraus, dass Kunden zu uns kamen, nicht nur wegen Slidebean AI, sondern auch wegen unseres Designs, unserer Expertise im Pitchdeck-Building, und sie betrachteten uns eher als Designagentur als als SaaS-Tool. Und wir haben es gehasst. Wir haben sie monatelang abgelehnt, jahrelang! Wir haben sie auf unser SaaS-Produkt hingewiesen, was eine schreckliche Idee war, und wir haben Jahre gebraucht, um zu erkennen, wie falsch dieser Ansatz war.

Unserer Meinung nach, warum sollte jemand Hunderte von Dollar für eine entworfene Präsentation zahlen, deren Bereitstellung Tage in Anspruch nimmt, anstatt Dutzende von Dollar für ein System, das das für ihn erledigen kann?

Das Problem ist, dass manche Leute die Self-Service-Option wollen, und manche Leute wollen den Experten. Sie wollen Kundenservice; sie wollen ein schlüsselfertiges Produkt statt eines Heimwerkers.

Das Verbraucherverhalten zu ändern ist extrem schwierig. Anstatt das zu versuchen, haben wir uns an die Bedürfnisse des Kunden angepasst.

Das Problem für uns ist, dass für die Skalierung dieses schlüsselfertigen Produkts Menschen erforderlich sind. Und der Umgang mit Menschen braucht Zeit. Wir werden die Hacks durchgehen, die wir gemacht haben skalieren Sie unsere Mitarbeiter unter Beibehaltung des Produktivitätsniveaus.

Tue Dinge, die nicht skalierbar sind

Für mich lag der Schlüssel zum Zeitmanagement als CEO darin, zu lernen, zu delegieren. Und der einfachste Weg, zu delegieren, besteht darin, Aufgaben zuzuweisen, mit denen man weiß, wie man sie macht, und daher Erwartungen und Zeitrahmen mit Ihrem eigenen Standard in Einklang bringen kann.

Ich habe ein ganzes Video über die Entwicklung meiner Aufgaben als CEO gedreht, während das Unternehmen gewachsen ist. Schauen Sie es sich an, wenn Sie weitere Informationen wünschen.

- Empfehlenswert: Zeitmanagement als CEO

In der Anfangsphase des Unternehmens haben wir eine Reihe unskalierbarer Dinge für das Wachstum getan. Wir haben mit jedem unserer Kunden gesprochen, Demos für die App angeboten und mit Testversionen telefoniert! Das hätte unser Produkt unhaltbar gemacht, wenn wir es weiterhin in großem Maßstab gemacht hätten, aber wir haben es lange genug gemacht, um das Verhalten und die Bedürfnisse der Kunden genau zu verstehen, bis wir einen effizienteren Weg gefunden haben, dies zu tun.

Als wir uns für dieses Experiment der Slidebean Agency entschieden, war daran nichts Skalierbares. Ich habe Verkaufsgespräche geführt, Angebote geschickt, Pitch Decks geschrieben und nur den Designteil delegiert.

Das erste Tool, das wir dafür verwendet haben, war Monday.com, das gut funktionierte. Wir konnten einen Projektstatus festlegen, ich konnte die Projektverantwortung an das Designteam übertragen, sobald der Schreibprozess abgeschlossen war, und überwachen, was danach mit dem Projekt passiert ist.

Eine Zeit lang war es gut.

Skalierung

Die erste Skala dieses neuen Produkts/dieser neuen Dienstleistung war der Umsatz. Unser Chief Revenue Officer begann, bei Verkaufsgesprächen unter die Arme zu greifen, wodurch sich unser Umsatz innerhalb weniger Monate verdoppelte.

Derek ist ein großartiger Verkäufer, aber darüber hinaus war es kein gutes Signal, dass der CEO den Verkauf und die Angebotserstellung übernimmt. Auch dies war entscheidend für mein Verständnis des Prozesses, musste aber eher früher als spät delegiert werden.

Wir haben angefangen, eine zu verwenden CRM zur Verfolgung des Geschäftsablaufs und Schlusskurse, und als das Projekt abgeschlossen war, landete es mir in den Schoß.

Der nächste Schritt bestand darin, ein Team einzustellen, das beim Schreiben helfen sollte. Obwohl bei all diesen Projekten meine Mitwirkung erwartet wurde, brauchte ich allmählich Hilfe bei der Verwaltung von Überarbeitungen und Nachfragen mit Kunden.

Wir haben Fred engagiert, einen Rockstar-Business-Analysten, und er fing an, langsam aber sicher Teile des Projektmanagements zu übernehmen.

Schließlich, als die Pipeline immer größer wurde, haben wir unser Team von Designern erweitert, um die zusätzlichen Projekte verwalten zu können; und hier wird es immer komplexer.

Innerhalb weniger Wochen waren wir von 2 auf 6 Personen angewachsen, die an der Lieferung eines Decks an einen Kunden beteiligt waren, und unser altes System wurde unhaltbar. Man könnte meinen, dass mehr Mitarbeiter mehr Produktivität bedeuten, und theoretisch ja, aber mehr Mitarbeiter bedeuten auch, Aufgaben zu verwalten und zu verteilen, sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden, und vor allem, die Brücke oder die Delegation zwischen einem Spieler und dem nächsten zu managen.

Ich liebe und hasse es, wenn das passiert. Ich liebe es, weil das die Unternehmensmomente sind, in denen dein Job als CEO wirklich einen Unterschied macht, in allem. Sie sollen die Mitarbeiter effizienter machen, die Gewinnmargen maximieren und die Kunden zufrieden stellen (indem Sie natürlich die Qualität Ihres Produkts erhöhen).

Dies sind die Zeiten, in denen Sie Ihren Wert unter Beweis stellen können. Also hier sind einige der Dinge, die wir gemacht haben.

Automatisierung

Wir haben uns entschieden, von Monday.com zu ClickUp zu wechseln. Dadurch konnten wir unser CRM mit unserem verbinden Projektmanagement-Tool.

Immer wenn ein Projekt vom Vertriebsteam geschlossen wurde oder wenn ein Website-Checkout stattfand, ließen wir automatisch ein Projekt in ClickUp erstellen. Wir haben dieses Projekt automatisch dem Account Manager zugewiesen.

ClickUp hat auch eine wirklich leistungsstarke Frist- und Aufgabenlistenfunktion. Jedes Projekt hat eine Frist, und wir können überwachen, wann diese Aufgabe fällig ist. Home und Posteingang wurden schnell zu meiner Hauptaufgabenliste, zu einem Ort, an dem ich sehen kann, welche Aufgaben für den Tag oder den Rest der Woche fällig sind.

Ein weiteres kritisches Puzzleteil waren Unteraufgaben. Als die von uns verwalteten Projekte immer komplexer wurden, mussten wir demselben Projekt Unteraufgaben zuweisen, von der Überprüfung der Inhalte bis hin zur Erstellung von Finanzprognosen. Diese werden alle im Rahmen des ursprünglichen Projekts gehostet, haben jedoch ihre eigenen Teammitglieder, ihre eigenen Fristen und ihre eigenen Kommentarbereiche.

ClickUp war wirklich das erste Tool, auf das wir gestoßen sind, mit dem wir all diese Dinge am selben Ort hosten konnten, und auch andere Teams im Unternehmen haben es schnell übernommen.

Effizienz des Unternehmens

Unternehmenseffizienz bedeutet im wahrsten Sinne des Wortes, sicherzustellen, dass die Ergebnisse aufeinander abgestimmt sind. Jedes Team muss wissen, wie viel jedes Projekt in Anspruch nehmen wird, und sicherstellen, dass alle Projekte ungefähr zur gleichen Zeit abgeschlossen werden.

Was Sie nicht wollen, ist beispielsweise, dass Ihr Entwicklungsteam eine neue Produktfunktion fertigstellt und herausfindet, dass das Marketing noch nicht bereit ist, sie auf den Markt zu bringen. Für ein Unternehmen in der Anfangsphase können ein paar Tage einen enormen Unterschied machen.

Wir verwenden jetzt ein ähnliches System, um die Pipeline in diesen Youtube-Videos zu verwalten. Elena, unsere Produktionsleiterin, erstellt ein Projektskelett, das etwa eine Woche für das Drehbuchschreiben, etwa zwei Wochen für Schnitt und Post sowie ein paar zusätzliche Tage für die Vorbereitung der Youtube-Premiere ausmacht.

Genau wie bei Agency war dieses YouTube-Marketing-Experiment zunächst sehr schlank. Als wir anfingen, kümmerte ich mich um die Bearbeitung, den Beitrag, die Suchmaschinenoptimierung und das Thumbnail-Design für alle unsere Videos. Thumbnails sind SOOO wichtig.

Meine Beteiligung an dieser Pipeline hat sich darauf verlagert, nur Themen zu definieren, die Drehbücher zu schreiben, für die mein Fachwissen erforderlich ist, das Lesen auf dem Teleprompter und schließlich unsere Discord-Fragen und Antworten nach jedem Video, das veröffentlicht wird, durchzuführen.

Der Übergang zum Delegieren all dieser Dinge erfolgt nicht über Nacht, aber eine visuelle Hilfe hilft sehr, und ClickUp hat uns damit versorgt.

Da wir jetzt ein Produktionsteam mit mehr als 5 Mitarbeitern haben, wirkt ein Gantt-Diagramm Wunder, um zu verstehen, wer Aufgaben zugewiesen hat und wessen Ergebnisse entscheidend sind, um das Projekt termingerecht einzuhalten.

Ich bin ein großer Fan eines Spiels namens Civilization, das die gamifizierte Version desselben Puzzles ist. Meiner Freundin fällt es schwer zu glauben, dass ich Civ als „Freizeit“ betrachte.

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Wie dem auch sei, dies ist die zu 100% wahre Geschichte darüber, wie ich meine Aufgabendelegation und mein Management in den letzten Jahren weiterentwickelt habe.

Zufälligerweise... nun ja, nicht wirklich. Dank unseres Rockstar-Youtube-Teams haben wir es auch geschafft, ClickUp dazu zu bringen, das obige Video zu sponsern; was Spaß macht, weil wir sowieso darüber gesprochen hätten, wie wir den Montag für ClickUp aufgegeben haben... aber zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen ist immer am besten. Sag ihnen nicht, dass ich das gesagt habe.

Wie gesagt, wir lieben ClickUp und wir verwenden es jetzt seit fast zwei Jahren. Wir haben unser Design-Projektmanagement, unser Bug-/Feature-Request-Tracking, unsere Marketingkampagnen-Pipelines und sogar unsere Entwicklungspipeline (von Pivotal Tracker) migriert.

Wir verwenden Zapier, um ClickUp mit Slack, Hubspot und unserem Checkout-System zu verbinden, sodass jede Aufgabe, die eine Aktion des Teams erfordert, letztendlich über ClickUp läuft.

Sie können ClickUp kostenlos testen, indem Sie Verknüpfung, und wenn Sie daran interessiert sind, einen Plan zu erwerben, erhalten Sie 30% Rabatt auf den Unlimited-Tarif oder 15% Rabatt auf den Business-Tarif.

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