Cómo gestionar equipos remotos

Creamos Slidebean como una empresa de SaaS. Y el SaaS es fantástico: ¡grandes márgenes, automatización, software! Es lo que les encanta a los inversores y es la historia de cualquier otra empresa tecnológica exitosa que existe.

Pero resultó que los clientes empezaron a acudir a nosotros, no solo por la IA de Slidebean, sino también por nuestro diseño, nuestra experiencia en la creación de presentaciones, pensando en nosotros como una agencia de diseño más que como una herramienta SaaS. Y lo odiábamos. ¡Los rechazamos durante meses, durante años! Les mostramos nuestro producto SaaS, que era una idea terrible, y nos llevó años darnos cuenta de lo equivocado que era ese enfoque.

En nuestra opinión, ¿por qué alguien pagaría cientos de dólares por una presentación diseñada que tarda días en entregarse en lugar de decenas de dólares por un sistema que puede hacerlo por ellos?

El problema es que algunas personas quieren la opción de autoservicio y otras quieren al experto. Quieren servicio de atención al cliente; quieren un producto llave en mano en lugar de uno hecho por sí mismos.

Cambiar el comportamiento de los consumidores es extremadamente difícil, por lo que, en lugar de intentar hacerlo, nos adaptamos a las necesidades del cliente.

El problema para nosotros es que escalar este producto llave en mano requiere humanos. Y gestionar a los seres humanos lleva tiempo. Vamos a repasar los trucos que hicimos para amplíe nuestro personal manteniendo los niveles de productividad.

Haz cosas que no escalen

Para mí, la clave para gestionar el tiempo como director ejecutivo ha sido aprender a delegar; y la forma más fácil de delegar es asignando tareas que sepas hacer y, por lo tanto, puedas equilibrar las expectativas y los plazos con tu propio estándar.

Hice un vídeo completo sobre la evolución de mis tareas como CEO a medida que la empresa crecía. Échale un vistazo si quieres más detalles.

- Recomendado: Administrar el tiempo como CEO

En las primeras etapas de la empresa, hicimos un montón de cosas que no podían escalarse para crecer. Hablamos con cada uno de nuestros clientes, les ofrecimos demostraciones de la aplicación y ¡hablamos por teléfono con versiones de prueba! Eso habría hecho que nuestro producto fuera insostenible si lo hubiéramos seguido haciendo a gran escala, pero lo hicimos durante el tiempo suficiente para poder entender a fondo el comportamiento y las necesidades de los clientes, hasta que pudimos encontrar una forma más eficiente de hacerlo.

Cuando decidimos realizar este experimento de Slidebean Agency, no tenía nada de escalable. Gestioné las llamadas de ventas, envié presupuestos, escribí presentaciones y solo delegé la parte del diseño.

La primera herramienta que utilizamos para ello fue Monday.com, que funcionó bien. Podíamos establecer el estado del proyecto, podía transferir la propiedad del proyecto al equipo de diseño cuando la fase de redacción del proceso estuviera lista y supervisar lo que sucedía con el proyecto después.

Durante un tiempo, estuvo bien.

Escalado

La primera escala de este nuevo producto/servicio fueron las ventas. Nuestro director de ingresos comenzó a echar una mano con las llamadas de ventas, lo que duplicó nuestros ingresos en cuestión de un par de meses.

Derek es un gran vendedor, pero más allá de eso, que el CEO se encargara de vender y cotizar no era una buena señal. Una vez más, era clave para entender el proceso, pero había que delegarlo más pronto que tarde.

Empezamos a usar un CRM para rastrear el flujo de negocios y las tasas de cierre, y una vez que el proyecto se cerró, ahí fue donde cayó en mi regazo.

El siguiente paso fue contratar a un equipo para que lo ayudara con la redacción. Si bien todos estos proyectos seguían esperando mi participación, empecé a necesitar ayuda para gestionar las revisiones y el seguimiento con los clientes.

Contratamos a Fred, que era un analista empresarial estrella, y empezó, de forma lenta pero segura, a hacerse cargo de partes de la gestión del proyecto.

Por último, a medida que la cartera se fue ampliando, ampliamos nuestro equipo de diseñadores para poder gestionar los proyectos adicionales; y aquí es donde las cosas se vuelven más complejas.

En cuestión de semanas, pasamos de 2 a 6 personas implicadas en la entrega de un mazo a un cliente, y nuestro antiguo sistema se hizo insostenible. Se podría pensar que más personas equivalen a más productividad y, en teoría, sí, pero más personas también implica gestionar y distribuir las tareas, garantizar que las tareas se entreguen a tiempo y, sobre todo, gestionar el puente o la delegación entre un jugador y el siguiente.

Adoro y odio cuando esto sucede. Me encanta porque son los momentos de la empresa en los que tu trabajo como director ejecutivo realmente marca la diferencia, en todo. Se supone que debes hacer que las personas sean más eficientes, maximizar los márgenes de beneficio y mantener contentos a los clientes (aumentando la calidad de tu producto, por supuesto).

Estos son los momentos en los que puedes demostrar tu valía. Estas son algunas de las cosas que hicimos.

Automatización

Decidimos cambiar de Monday.com a ClickUp. Esto nos permitió conectar nuestro CRM a nuestro herramienta de gestión de proyectos.

Cada vez que el equipo de ventas cerraba un proyecto o cuando se realizaba el pago de un sitio web, creábamos un proyecto automáticamente en ClickUp. Asignamos automáticamente ese proyecto al administrador de cuentas.

ClickUp también tiene una funcionalidad de lista de tareas y fechas límite realmente potente. Cada proyecto viene con una fecha límite, y podemos monitorear cuándo vence esa tarea. La página de inicio y la bandeja de entrada se convirtieron rápidamente en mi lista principal de tareas, un lugar donde puedo ver qué tareas tengo pendientes para el día o el resto de la semana.

Otra pieza fundamental del rompecabezas eran las subtareas. A medida que los proyectos que gestionábamos se volvían más complejos, empezamos a necesitar asignar subtareas en el mismo proyecto, desde revisar el contenido hasta elaborar proyecciones financieras. Todos están alojados en el proyecto original, pero tienen sus propios miembros de equipo asignados, sus propios plazos y sus propias secciones de comentarios.

ClickUp fue realmente la primera herramienta que encontramos, donde podíamos alojar todas estas cosas en el mismo lugar, y otros equipos de la empresa también la adoptaron rápidamente.

Eficiencia empresarial

La eficiencia de la empresa es, literalmente, garantizar que los entregables estén alineados. Saber cuánto le costará a cada equipo cada proyecto y asegurarse de que todos terminen aproximadamente al mismo tiempo.

Lo que no quieres es, por ejemplo, que tu equipo de desarrollo termine una nueva función de producto y descubra que el departamento de marketing aún no está preparado para lanzarla. Para una empresa en fase inicial, un par de días pueden marcar una gran diferencia.

Ahora utilizamos un sistema similar para gestionar la canalización de estos vídeos de Youtube. Elena, que es nuestra jefa de producción, crea el esqueleto de un proyecto que abarca aproximadamente una semana para escribir el guion, unas dos semanas para editar y publicar, y un par de días más para preparar el estreno en YouTube.

Al igual que con Agency, este experimento de marketing en Youtube fue muy sencillo al principio. Cuando empezamos, me encargué de la edición, la publicación, el SEO y el diseño de miniaturas de todos nuestros vídeos. Las miniaturas son MUY importantes.

Mi participación en este proceso se ha centrado únicamente en definir los temas, escribir los guiones que requieren mi experiencia, leer el teleprompter y, finalmente, nuestras preguntas y respuestas en Discord después de la publicación de cada vídeo.

La transición a delegar todo esto no ocurre de la noche a la mañana, pero una ayuda visual ayuda mucho, y ClickUp nos la proporcionó.

Como ahora tenemos un equipo de producción de más de 5 personas, un diagrama de Gantt funciona de maravilla para entender quién asignó las tareas y qué entregas son fundamentales para mantener el proyecto según lo programado.

Soy un gran fan de un juego llamado Civilization, que es la versión gamificada de ese mismo rompecabezas. A mi novia le cuesta creer que jugar a Civ es un «tiempo libre».

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De todos modos, esta es la historia 100% real de cómo evolucioné mi delegación y gestión de tareas en los últimos años.

Casualmente,... bueno, la verdad es que no. Gracias a nuestro equipo estrella de Youtube, también conseguimos que ClickUp patrocinara el vídeo de arriba; lo cual es divertido porque de todas formas habríamos dicho que dejamos de lado el lunes por ClickUp... pero matar dos pájaros de un tiro siempre es lo mejor. No les digas que dije eso.

Como dije, nos encanta ClickUp y lo hemos estado usando durante casi dos años. Hemos migrado la gestión de proyectos de diseño, el seguimiento de las solicitudes de errores y funciones, los canales de campañas de marketing e incluso los procesos de desarrollo (de Pivotal Tracker).

Usamos Zapier para conectar ClickUp con Slack, Hubspot y nuestro sistema de pago, de modo que todas las tareas que requieren la acción del equipo terminan ejecutándose a través de ClickUp.

Puedes probar ClickUp gratis usando este eslabón, y si estás interesado en comprar un plan, puedes obtener un 30% de descuento en el plan Unlimited o un 15% de descuento en el plan Business.

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