¿La contabilidad tarda bastante en finalizar las auditorías o informes financieros? Tal vez su empresa recién esté comenzando con el seguimiento interno de los gastos. O quizás es la primera vez que te piden que presentes un informe de gastos. No hay absolutamente ninguna vergüenza en nada de eso. Y el proceso no tiene por qué ser abrumador.

De hecho, estamos aquí para ofrecerle formas tangibles de facilitar sus necesidades de informes con todo lo que necesita saber sobre los informes de gastos.

Reduzca el tiempo dedicado a proporcionar estos archivos. Además, descubra formas innovadoras de permitir que el software de gestión de gastos se ocupe de lo que, de otro modo, serían tareas de seguimiento muy exigentes y posiblemente abrumadoras. Por lo tanto, analicemos todo lo que necesita saber sobre la presentación de informes de gastos.

En primer lugar, ¿qué es un informe de gastos?

Siempre que un miembro del equipo o un socio comercial se dedique a lo que normalmente corresponde a gastos de bolsillo propios de nuestras iniciativas emergentes, tendrá que reembolsárseles. Además, esos gastos profesionales deben registrarse mediante lo que, por lo general, es algún tipo de formulario de presentación y facturación que denominamos informes de gastos.

Nuestras partes interesadas pueden recibir una compensación por los fondos que les debemos técnica y legítimamente en virtud de estos procesos internos. Pero también debemos asegurarnos de que ese sea el caso en ocasiones. Y este tipo de archivos también ayudan en ese sentido.

Pero sé un experto en tecnología con los informes de gastos

Sin embargo, como apunte más arriba, esas carpetas grandes y viejas llenas de facturas en papel y etiquetas mensuales no son necesariamente lo que necesitamos para resolver nuestras necesidades de contabilidad.

También estamos en la era perfecta para pasar prácticamente a lo digital. Y eso incluye la presentación y el seguimiento de los gastos en línea, si lo deseamos. Por lo tanto, más adelante nos centraremos en cómo hacer el mejor uso del software de administración de gastos en línea. ‍

Sin embargo, ahorre un tiempo considerable en el proceso.

Cuando automatizamos la administración de gastos, liberamos toneladas de tiempo para las necesidades empresariales más apremiantes. La racionalización de estos procesos puede reducir la cantidad de recursos humanos que necesitamos completar para lo que, en esencia, también es de bajo valor agregado para una empresa en funcionamiento.

Los informes de gastos son necesarios, incluso vitales, y casi obligatorios de completar, por supuesto. Pero no cabe duda de que podemos concentrar más energía en otros aspectos de una empresa en crecimiento si confiamos en las herramientas en línea para gestionarlo todo por nosotros. Entonces, veamos cómo administrar el informe de gastos para las empresas emergentes.

¿Cómo se gestionan los informes de gastos?

Comience con una política sobre el tema. Brinde orientación a las personas sobre lo que significan los gastos comerciales razonables y cómo solicitar el reembolso de esos gastos. Incluye la validación, el control y las revisiones en el proceso para asegurarte de que se siguen las directrices de la empresa antes de emitir los pagos.

Ten en cuenta que es posible que necesites completar pasos muy personalizados antes de que tu equipo de contabilidad se sienta seguro de mover los fondos, así que compruébalo con ellos al respecto. Al final, serán ellos quienes se encarguen de estas tareas, y es fantástico configurar este tipo de sistemas en colaboración con todos los involucrados.

Además, ten en cuenta que, a medida que los equipos crecen, también lo hace la cantidad de tareas y deberes necesarios para mantener en funcionamiento estos procesos financieros. Y también está el aspecto humano de cometer errores y fraudes como factor en esta ecuación. Por esta y muchas otras razones de las que hablaremos en un minuto, sin duda recomendamos confiar en los procesos de software automatizados para elaborar los informes de gastos de forma ordenada.

Detalles esenciales para la presentación de informes de gastos

Entonces, ¿qué incluyen necesariamente los informes de gastos?

En el formato más básico de todos, tendrías una hoja de Excel que describa la fecha en la que se produjeron los gastos y los detalles de los mismos, como el motivo y las personas involucradas. Por supuesto, estos archivos están abiertos a otras herramientas, como Word, PDF, Pages o cualquier otro programa similar.

También puedes ser tan claro o amplio sobre esto como desees. Sin embargo, los informes de gastos deben incluir tanto los recibos como detalles sobre dónde se produjeron los costos respectivos. Pueden referirse a una empresa de alquiler de vehículos, a las tarifas de estacionamiento, a la gasolina, a los costos de los vuelos aéreos y a las facturas de hoteles o restaurantes, por ejemplo.

Además, puedes agregar una línea para el cargo o puesto del miembro del personal para facilitar el seguimiento por departamento o equipo y títulos similares. Recuerda registrar no solo la fecha en la que se presentan los reembolsos. También necesitarás las fechas en las que se llevaron a cabo realmente las actividades que se están cubriendo. Hay un margen de leve importancia entre las dos.

¡Además, siempre deja espacio para los impuestos! Este es otro aspecto destacable de por qué necesitamos controlar todo lo que gastamos, incluidos todos los miembros de nuestra empresa.

¿Cómo pueden ayudar las herramientas de informes de gastos en línea?

Para todo esto, el software de gestión de gastos o las plataformas en línea para este objetivo pueden ayudar enormemente. Con herramientas automatizadas, las imágenes digitales de nuestras facturas pueden traducirse automáticamente en conjuntos completos de detalles necesarios que se almacenan directamente en una nube, por ejemplo. ¡El informe se genera a partir del propio archivo .jpg! ¿Puedes creerlo? La verdad es que hace maravillas con nuestra rapidez.

Luego, las notificaciones automáticas permiten a las partes interesadas de nuestras empresas saber que se ha realizado un seguimiento de los gastos. Estas incluyen informar a los contadores que deben revisar y, con suerte, aprobar el pago de los fondos. O simplemente pueden devolverlos para que hagan los ajustes necesarios.

También puede establecer límites en estas herramientas para gestionar presupuestos internos precisos. Además, los archivos se almacenan de forma ordenada en una plataforma basada en la nube a la que todas las partes interesadas pueden acceder por sí mismas y en cualquier momento.

Una gran ventaja de usar herramientas centralizadas es sacar conclusiones sobre nuestros gastos anteriores para mejorar nuestras operaciones en términos concretos. Cuando tienes un acceso claro a todos los datos que hemos presentado aquí, es más fácil sacar conclusiones mensuales, trimestrales o incluso anuales. Estos datos pueden alimentar proyecciones vitales que ayuden a nuestra empresa emergente a tomar mejores decisiones y estrategias financieras.

En general, las plataformas en línea como Recurring, que están diseñadas para administrar los gastos recurrentes, pueden ayudar a organizar y administrar los gastos profesionales. Para nosotros, se trata de gestionar los reembolsos internos sin problemas y, al mismo tiempo, ahorrar a su empresa y a los miembros de su equipo una cantidad considerable de tiempo y dinero a diario.
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