La comptabilité met-elle un certain temps à terminer les audits ou rapports financiers? Peut-être que votre start-up vient tout juste de commencer à suivre ses dépenses internes. Ou peut-être est-ce la première fois qu'on vous demande de déposer une note de dépenses. Il n'y a absolument aucune honte à cela. Et le processus n'a pas à être intimidant.

Nous sommes là pour vous proposer des moyens concrets de simplifier vos besoins en matière de rapports grâce à tout ce que vous devez savoir sur les notes de dépenses.

Réduisez le temps passé à fournir ces dossiers. Et découvrez des méthodes innovantes permettant aux logiciels de gestion des dépenses de gérer des tâches de suivi qui seraient autrement très exigeantes et parfois accablantes. Passons donc à tout ce que vous devez savoir sur le dépôt des notes de frais.

Tout d'abord, qu'est-ce qu'une note de dépenses ?

Chaque fois qu'un membre de l'équipe ou un partenaire commercial engage ce qui correspond généralement à des dépenses personnelles propres à nos efforts de démarrage, il devra être remboursé. Et ces frais professionnels doivent être enregistrés par le biais de ce qui est le plus souvent une sorte de formulaire de classement et de facturation que nous appelons des notes de dépenses.

Nos parties prenantes peuvent être indemnisées pour les fonds que nous leur devons techniquement et légitimement dans le cadre de ces processus internes. Mais nous devons également nous assurer que c'est parfois le cas. Et ces types de fichiers sont également utiles dans ce sens.

Mais soyez un technophile en matière de notes de dépenses

Cependant, comme il convient de noter ce qui précède, ces gros classeurs remplis de factures papier et d'étiquettes mensuelles ne sont pas nécessairement ce dont nous avons besoin pour répondre à nos besoins en matière de comptabilité.

Nous sommes également dans l'ère idéale pour passer à presque tout numérique. Et cela inclut le dépôt et le suivi des dépenses en ligne, si nous le souhaitons. Nous aborderons donc ci-dessous comment tirer le meilleur parti des logiciels de gestion des dépenses en ligne. ‍

Cependant, économisez un temps considérable dans le processus.

Lorsque nous automatisons la gestion des dépenses, nous libérons beaucoup de temps pour répondre à des besoins commerciaux plus urgents. La rationalisation de ces processus peut réduire le nombre de ressources humaines que nous devons compléter pour ce qui représente essentiellement une faible valeur ajoutée pour une entreprise en activité.

Les rapports de dépenses sont nécessaires, voire vitaux, et presque obligatoires à compléter, bien entendu. Mais nous pouvons certainement consacrer plus d'énergie à d'autres aspects d'une entreprise en pleine croissance si nous nous appuyons sur des outils en ligne pour tout gérer à notre place. Voyons donc comment gérer les notes de dépenses des startups.

Comment gérez-vous les rapports de dépenses ?

Commencez par élaborer une politique sur le sujet. Donnez aux gens des conseils sur ce que signifient des dépenses professionnelles raisonnables et sur la manière de déposer une demande de remboursement pour celles-ci. Incluez la validation, le contrôle et les révisions dans le processus afin de vous assurer que les directives de l'entreprise sont respectées avant l'émission des paiements.

Sachez que vous pourriez avoir besoin de suivre des étapes très personnalisées avant que votre équipe comptable puisse transférer des fonds en toute sécurité, alors renseignez-vous auprès d'elle à ce sujet. En fin de compte, ce sont eux qui s'occuperont de ces tâches, et c'est formidable de mettre en place ce type de systèmes en collaboration avec toutes les personnes impliquées.

N'oubliez pas non plus qu'à mesure que les équipes évoluent, le nombre de tâches et de tâches nécessaires au bon fonctionnement de ces processus financiers augmente également. Et il y a aussi l'aspect humain des erreurs et des fraudes qui entrent en ligne de compte dans cette équation. Pour cette raison et pour bien d'autres raisons que nous aborderons dans une minute, nous vous recommandons vivement de vous fier à des processus logiciels automatisés pour établir correctement vos rapports de dépenses.

Informations essentielles relatives à la déclaration des dépenses

Alors, que contiennent nécessairement les notes de dépenses ?

Dans le format le plus élémentaire, vous auriez une feuille Excel indiquant la date à laquelle les dépenses ont été effectuées et des détails les concernant, tels que la raison et les personnes impliquées. Bien entendu, ces fichiers sont ouverts à d'autres outils, tels que Word, PDF, Pages ou tout autre programme similaire.

Vous pouvez également être aussi net ou large à ce sujet que vous le souhaitez. Cependant, les notes de dépenses doivent inclure des reçus ainsi que des détails sur l'endroit où les coûts respectifs ont été effectués. Il peut s'agir d'une société de location de voitures, de frais de stationnement, d'essence, de frais de vol et de factures d'hôtel ou de restaurant, par exemple.

Vous pouvez également ajouter une ligne pour le titre ou le poste du membre du personnel afin de faciliter le suivi par département ou par équipe et par titres similaires. N'oubliez pas de ne pas enregistrer uniquement la date à laquelle les remboursements sont déposés. Vous aurez également besoin des dates auxquelles les activités couvertes ont effectivement eu lieu. Il y a une marge légèrement significative entre les deux.

Prévoyez toujours de la place pour les impôts, aussi ! C'est un autre aspect notable de la raison pour laquelle nous devons suivre tout ce que nous dépensons, y compris tous les membres de notre entreprise.

Comment les outils de déclaration des dépenses en ligne peuvent-ils vous aider ?

À tout cela, les logiciels de gestion des dépenses ou les plateformes en ligne permettant d'atteindre cet objectif peuvent être d'une aide précieuse. Grâce à des outils automatisés, les images numériques de nos factures peuvent être automatiquement traduites en un ensemble complet de détails nécessaires qui sont stockés directement dans un cloud, par exemple. Le rapport est généré à partir d'un fichier .jpg lui-même ! Tu peux y croire ? Cela fait des merveilles pour notre rapidité, vraiment.

Ensuite, des notifications automatiques permettent aux parties prenantes de nos entreprises de savoir que les dépenses ont été suivies. Il s'agit notamment de faire savoir aux comptables qu'ils doivent examiner et, espérons-le, approuver les fonds versés. Ou ils peuvent simplement les renvoyer pour les ajustements nécessaires.

Vous pouvez également fixer des limites à ces outils afin de gérer des budgets internes précis. Et les archives sont soigneusement stockées sur une plateforme basée sur le cloud à laquelle toutes les parties concernées peuvent avoir accès par elles-mêmes et à tout moment.

L'un des grands avantages de l'utilisation d'outils centralisés est de tirer des conclusions sur nos dépenses passées afin d'améliorer nos opérations de manière concrète. Lorsque vous avez un accès clair à toutes les données que nous avons présentées ici, il est plus facile de tirer des conclusions mensuelles, trimestrielles ou même annuelles. Ceux-ci peuvent alimenter des projections vitales qui aident notre start-up à prendre de meilleures décisions et stratégies financières.

Dans l'ensemble, les plateformes en ligne telles que Recurring, qui sont conçues pour gérer les dépenses récurrentes, peuvent aider à organiser et à gérer les dépenses professionnelles. Pour nous, il s'agit de gérer les remboursements internes de manière fluide tout en permettant à votre entreprise et aux membres de votre équipe d'économiser du temps et de l'argent au quotidien.
Vous voulez savoir comment Recurring peut vous aider dans cette tâche et dans bien d'autres ? Chèque Récurrent sorti maintenant.