Cómo calcular el presupuesto inicial de un SaaS

Un tercio de las empresas emergentes acaban cerrando sus tiendas por la sencilla razón de que se quedan sin dinero. No dejes que seas tú.

Dash This lleva casi 8 años en el negocio de los informes digitales automatizados, pero empezamos como la mayoría de las empresas de SaaS: en el sótano de nuestro fundador. El hecho de que evitáramos deliberadamente la financiación de capital riesgo hizo que el gasto consciente no solo fuera importante, sino necesario.

Entonces, aunque no existe una fórmula mágica para el éxito empresarial, todo emprendedor sabe que desarrollar un gran producto y comenzar un nuevo negocio requiere una buena cantidad de dinero.

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Entonces, ¿cómo sabe dónde puede gastar su dinero y dónde no puede pagar? no ¿para?

Bueno, en 2017, DashThis alcanzó el puesto 58 en la lista Growth 500 (la lista de las empresas de más rápido crecimiento de Canadá). Por lo tanto, aunque llegar hasta aquí ha sido un camino complejo y sinuoso, una cosa es segura: nuestro crecimiento de ingresos del 1302% a 5 años se debe enteramente a que gastamos donde más nos importaba y nos quedamos con nuestros centavos donde no.

Así es como lo hicimos.

Qué haces: tu producto

Su producto es la base de todo su negocio, por lo que pensaría que su desarrollo es solo un gasto necesario que tendrá que desembolsar. Pero mientras se desarrolla un producto poder sea uno de tus mayores gastos (según el campo en el que te encuentres), no tiene por qué hacer daño.

DÓNDE GASTAR

Sobre todo, asegúrate de gastar lo necesario para crear un producto relevante y duradero: no desarrolles funciones ni escribas código hoy que acabarás desechando mañana.

Básicamente, asegúrese de evitar la deuda técnica, que es sumamente cara (especialmente para una empresa de software como nosotros). Aunque pueda parecer lógico ahorrar dinero y tiempo al principio del desarrollo tomando atajos donde sea posible, te estarás dando patadas más adelante cuando tengas que deshacer un trabajo de mala calidad o trabajar para evitarlo y seguir viviendo con un código insostenible.

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DÓNDE GUARDAR

Eres un emprendedor, solo un ser humano; no malgastes dinero intentando ser perfecto desde el principio.

Lo mismo ocurre con tu producto.

Si bien debes gastar la cantidad necesaria para tener un gran producto que sea lo más relevante posible (y evitar la deuda técnica mencionada anteriormente), ahorre dinero poniendo su producto en manos de su público objetivo lo antes posible.

Trabaja de forma iterativa, una función y una pieza a la vez. Crea un producto mínimo viable y recopila los comentarios de tus usuarios tan pronto como tengan la amabilidad de proporcionártelo. Mejora lo que hay que mejorar y, si una función se vuelve demasiado compleja y difícil de manejar para ti o para tus usuarios, pregúntate si es realmente necesaria o no en este momento.

Esto garantiza que no desperdicie un valioso tiempo de desarrollo en extras innecesarios y también le ayuda a crear un producto en función de las necesidades inmediatas de sus clientes, lo que le permite crear un negocio que pueda resistir el paso del tiempo.

Cómo lo haces: tu servicio

Tu producto no existe de forma aislada; no solo hay un equipo de desarrollo que lo respalda, sino que también hay un equipo de servicio que ayuda a los clientes a entender tu producto y a utilizarlo en todo su potencial.

Y aunque el servicio de atención al cliente, la gestión de cuentas, la atención al cliente o como quiera llamarlo parece un gasto necesario (y que le gustaría reducir), cuando se hace bien, puede convertirse en uno de sus mayores activos.

DÓNDE GASTAR

La deuda técnica no solo es sumamente cara, sino que también lo es la pérdida de clientes. Como tal, su servicio de atención al cliente debe ser tan importante para su equipo como el desarrollo de productos. Especialmente cuando recién comienzas, la calidad de tu servicio lo es todo. Especialmente en una época en la que la automatización del servicio de atención al cliente y los chatbots están en todas partes, contar con un servicio personalizado realmente puede diferenciarte de la competencia.

DashThis se basó en un servicio de atención al cliente épico. Cuando el negocio recién comenzaba en el sótano de nuestro fundador, solía levantarse a las 3 de la mañana para responder a las preguntas de los clientes que vivían en el otro lado del mundo.

Hoy en día, no ha cambiado mucho. Todas las personas que contacten con DashThis, incluso a través de nuestro formulario genérico de página de contacto, recibirán una respuesta personal escrita por alguien aquí. Todos los usuarios de DashThis (incluso aquellos que están probando el sistema de forma gratuita) tienen su propio administrador de cuentas dedicado a ellos. Con frecuencia, se puede ver a los administradores de cuentas grabando capturas de pantalla para enviárselas a sus clientes a fin de responder a preguntas técnicas con ayudas visuales y, en general, nuestros administradores de cuentas tienden a entablar amistad con los clientes solo a través del contacto constante que mantienen.

Este nivel de personalización se refleja en las opiniones positivas que recibimos de clientes actuales y anteriores: incluso en el caso de que nuestro software no sea lo que busca un consumidor, nuestro servicio de atención al cliente se considera superior al resto.

Y como todos sabemos, el buen boca a boca es el mejor marketing que existe.

Si hay algo de lo que DashThis es una prueba, es de que un servicio de atención al cliente personalizado puede permitir que un pequeño SaaS de Canadá compita con los gigantes de Silicon Valley en igualdad de condiciones.

DÓNDE GUARDAR

Quieres hacer todo por tus clientes; es natural. Y como acabo de explicar, un servicio de atención al cliente personalizado y dedicado puede dar a tu pequeña empresa una ventaja cuando no puedes competir con las empresas más grandes en aspectos como la cantidad de funciones y la cantidad de financiación.

Sin embargo, también necesita saber cómo evaluar la inversión de sus clientes. Al principio, querrás aceptar todas las solicitudes y hacer todo lo posible para satisfacer a tus clientes, incluso si te piden algo que no pensabas incorporar a tu oferta al principio

Sin embargo, a veces tendrás que decir que no. Puede resultar tremendamente caro satisfacer los caprichos de cada cliente. En su lugar, debes permitir que tu equipo de servicio al cliente sepa cuándo buscar alternativas para las solicitudes y cuándo decirle amablemente a un cliente que tu oferta puede no ser la mejor opción para él.

Parece contradictorio correr el riesgo de perder un cliente. Pero tener la clientela equivocada y tener todo un equipo de gestores de cuentas trabajando las 24 horas del día, los 7 días de la semana para tratar de convencer a un cliente de que ERES la persona adecuada para ellos, es una apuesta mucho más cara.

Con quién trabajas: tu equipo

Pasas la mayor parte de 40 horas a la semana con tus colegas si trabajas en un entorno corporativo normal. Cuando eres emprendedor, es probable que pases más de 40 horas a la semana trabajando, y los entornos de trabajo de las empresas emergentes suelen ser mucho más intensos y estresantes que los entornos corporativos habituales.

DÓNDE GASTAR

Recuerda, la alta rotación es un gasto para usted no puedo permitírselo, pero pagar un valor justo de mercado para sus empleados y tratarlos bien es un gasto que usted deberías darse el lujo.

DashThis no tiene reparos en invitar a los empleados a tomar champán un jueves cualquiera, cuando las rebajas del mes son particularmente altas, en hacer que la gente trabaje desde casa sin dudarlo cuando un niño está enfermo, o en darles tiempo a los empleados para que asistan a cursos universitarios si así lo desean. Mantener un ambiente flexible puede resultar caro si no se controla, pero tener empleados que se sientan satisfechos en su entorno laboral reduce la rotación de personal de manera exponencial.
Además: encuentra personas que respetes, que sean excelentes en su trabajo y que no teman estar en desacuerdo contigo y te obliguen a ver las cosas desde una perspectiva diferente. No contrates a personas que dicen «sí». Contrata a un equipo colaborativo que pueda desafiarte y llevar tu negocio a donde no puedas llevarlo solo. Y no piense en sus salarios como gastos. Si valen mucho más de lo que les pagas, entonces valen el dinero; pagar menos por menos valor no te lleva a ninguna parte.

DÓNDE GUARDAR

Ya que quieres gastar lo que sea necesario para rodearte del equipo ideal, no te apresures. Tómate tu tiempo para encontrar al miembro perfecto del equipo y ahorra ese dinero que, de otro modo, podrías haber gastado en una persona menos que ideal..

En esencia: contratar a menos personas, pero contratar a mejores personas. No hay necesidad de llenar una silla solo para llenarla.

Un eslabón débil en la cadena figurativa de tu equipo es más caro que dejar que todos los demás ocupen el relevo durante un período de tiempo.

Y recuerda el dicho: contrata despacio, pero dispara rápido. Aunque lo ideal es que esto no suceda si te tomas tu tiempo y contratas a los tipos precisos de personas que necesitas para tu negocio, no deja de ser cierto: no dudes en despedir a alguien que no tenga la actitud correcta.

Si bien las habilidades se pueden enseñar, la actitud y la motivación existen o no. Es muy caro mantener a alguien en la plantilla que está haciendo caer a todo el equipo con negatividad y productividad contraria.

Si quieres tener éxito, céntrate en la calidad de tu equipo, no en la cantidad de nuevas contrataciones.

Dónde y con qué trabaja: sus herramientas y espacio de trabajo

Hemos hablado de lo que estamos creando y quién lo crea, pero ¿qué hay de dónde y con qué? El entorno en el que trabajas y las herramientas con las que trabajas son cruciales para el proceso de creación del producto. Sin embargo, esto no quiere decir que estos no sean lugares en los que no puedas ahorrar un dineral como emprendedor.

DÓNDE GASTAR

De la misma manera que es importante invertir en contratar a los empleados ideales, también es importante invertir en su bienestar. Proporcione a su equipo las herramientas que necesitan para hacer su trabajo de la mejor manera.

Cualquiera que haya trabajado antes en un escritorio puede decirle que una mala silla de oficina puede ser una distracción día tras día. En DashThis, uno de los primeros suministros de oficina que pagamos fueron las sillas de oficina ergonómicas y los escritorios eléctricos de pie. No eran baratos, pero hacen que las 40 horas a la semana que pasamos en ellos sean más cómodas. Si podemos ponernos de pie, movernos y adaptarnos de acuerdo a cómo nos sentimos, somos mucho más propensos a ser más productivos.

También hay alrededor de 1 portátil nuevo y una media de 2,5 pantallas adicionales por persona. Algunos desarrolladores necesitan 1 pantalla horizontal y 1 pantalla vertical para trabajar. Es posible que algunos escritores solo necesiten 1 pantalla, pero una lo suficientemente grande como para tener 2 o 3 artículos abiertos uno al lado del otro. Nuestro equipo de marketing analítico necesita acceder a numerosos programas de seguimiento diferentes.

Independientemente de las herramientas que su equipo pueda necesitar para producir su valor óptimo, asegúrese de que puedan disponer de ellas. Si estás convencido de que tienes el mejor equipo para el trabajo, debes asegurarte de que ellos también tengan las mejores herramientas para el trabajo.

DÓNDE GUARDAR

Por otro lado, aunque es importante gastar en las herramientas y el mobiliario necesarios para tu equipo, no gastes ni un centavo más de lo que deberías. Ahorra dinero realizando comprobaciones puntuales periódicas en todas las herramientas que utilizas internamente. Por ejemplo, nos dimos cuenta de que ciertos programas de seguimiento web que utilizamos al principio no eran necesarios dentro de unos años... y, sin embargo, seguíamos pagando la suscripción mensual.

Así que a medida que tu equipo cambie y tus necesidades cambien, recuerda echar un vistazo a todo aquello en lo que gastas dinero para uso interno y, si las necesidades se pueden combinar en una sola herramienta o eliminarlas por completo, no dudes en hacerlo.

En términos de oficinas (¡el alquiler es caro!) , es posible que ni siquiera sean necesarios desde el principio. De hecho, el equipo de DashThis trabajó completamente a distancia durante los primeros 4 años y medio de actividad. Estábamos en nuestros sótanos, en las oficinas centrales, en la cafetería local... Al principio, las oficinas no eran un coste necesario, porque seamos realistas: las oficinas elegantes no venden productos.

Primero teníamos que vender nuestro producto, entonces podríamos considerar la idea de oficinas.

Nos mudamos a las oficinas solo cuando crecimos lo suficiente como para que el hecho de estar separados empezara a costarnos eficiencia, colaboración e innovación. Luego, y solamente luego nos mudamos a las oficinas. Y aun así, empezamos en un almacén ubicado directamente sobre la losa de cemento, con alambres colgando del techo y mesas de almuerzo plegables de 50 dólares. No era elegante, pero era justo lo que necesitábamos: un lugar para trabajar juntos.

Ahorre en sus gastos en herramientas SaaS:

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Las personas son la inversión que más vale la pena

The long and short of it is this: as an entrepreneur, especially if you’re bootstrapping your business, you don’t have a single dollar to waste.

The most significant, and worthwhile, investment that you can make is your people: your team, your clients, and their happiness.

Si no puedes competir por clientes contra las grandes corporaciones multinacionales por la cantidad de funciones o la velocidad de entrega, no pasa nada. Porque, como pequeña empresa, tienes la ventaja de poder tomarte el tiempo para hablar realmente con tus clientes, escucharlos y crear un producto hecho solo para ellos.

Los clientes satisfechos son clientes leales.

Lo mismo ocurre con tu equipo.

Rodéate de un equipo que se preocupa por el éxito de tu marca, que viene a trabajar todos los días con un fuego en los ojos y la voluntad de hacer todo lo que esté en su mano para tener éxito. Y una vez que los hayas encontrado, asegúrate de que sepan lo valiosos que son para ti. Esa confianza y lealtad te serán devueltas con creces.

Todo lo demás, en cierta medida, es secundario.

Porque un equipo que crea un producto como si no hubiera otra cosa que preferir hacer, para los clientes que realmente quieren hacer negocios contigo, es como sentarse en una mesa de póquer con ases de bolsillo: no tienes la garantía de ganar, pero aun así tienes una ventaja sobre todos los demás en la mesa.