Gestión de gastos de SaaS: 10 consejos

Dirigir una startup exitosa a veces requiere que los emprendedores vigilen continuamente de cerca los gastos. Y puede ser muy difícil reservar suficiente tiempo para eso, ¡honestamente! Sin embargo, incluso después de generosas rondas de financiación, las empresas siguen dependiendo de que el capital vaya estrictamente a donde está previsto y sea más beneficioso para lograr un impulso y un crecimiento adecuados. Las nuevas empresas simplemente necesitan confiar en un seguimiento riguroso de los gastos. Es por eso que esperamos nuestros 10 consejos para reducir gastos de software puede ayudar a acelerar las necesidades de gastos de las aplicaciones SaaS y llevarlo justo a donde necesita suscripciones. Este nivel de optimización es, sin duda, el primer paso en el camino correcto.

Para empezar, echemos un vistazo a los desafíos más inminentes relacionados con la gestión de gastos de SaaS, ¿de acuerdo?

¿Cuáles son los desafíos de administrar los gastos de SaaS?

Las empresas de SaaS (software como servicio) han crecido considerablemente en los últimos años. Esto es así hasta el punto de que la mayoría de las empresas utilizan una gran cantidad de aplicaciones SaaS todos los días. Estos servicios se utilizan en diferentes departamentos y son extremadamente útiles para las empresas.

Por otro lado, algunas suscripciones pueden ser tan baratas como unos pocos dólares al mes. O bien, otras pueden costar hasta miles de dólares al año. Sin embargo, algunas de esas aplicaciones que parecen poco costosas, junto con una pequeña selección de las más caras, pueden suponer el gasto de grandes sumas de dinero en un montón de suscripciones diferentes. A medida que más miembros y aplicaciones se unen al grupo, se hace cada vez más difícil mantenerse al tanto de todo.

Además, mantener un inventario de las suscripciones de SaaS es bastante complicado. Hacerlo implica saber exactamente qué servicios hemos contratado y cuánto pagamos por cada tipo de ellos. También implica conocer las fechas exactas en las que vencen los pagos y las fechas en las que las suscripciones deben renovarse o actualizarse, incluso actualizarse o cancelarse. A medida que aumentan las aplicaciones y nuestros equipos crecen, hacer un seguimiento de estos gastos puede salirse de control rápidamente.

En general, todo esto puede convertirse rápidamente en algo demasiado difícil de gestionar. Y las empresas emergentes no quieren terminar pagando por servicios que sus equipos no utilizan. Tampoco quieren pagar más por suscripciones que podrían resultar más baratas. Estos son solo algunos de los desafíos a los que podríamos enfrentarnos en relación con los gastos de SaaS de una empresa emergente.

Y ahora que hemos analizado los desafíos relacionados con la gestión de los gastos de SaaS, echemos un vistazo a los beneficios del software de gestión de gastos.

¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de gastos?

El uso de un software de gestión de gastos puede generar grandes ganancias para una empresa. El ahorro de dinero es un ejemplo de ello. Las empresas pueden deshacerse de las suscripciones que no utilizan, lo que significa dejar de pagarlas. O pueden encontrar mejores ofertas para las suscripciones que ya están en vigor.

Otro beneficio del software de gestión de gastos es la forma en que fomenta el descubrimiento de nuevas aplicaciones SaaS. ¿Con Mensualmente, por ejemplo, los usuarios reciben sugerencias inteligentes sobre nuevas aplicaciones que pueden ser mejores para una empresa. De acuerdo con esas recomendaciones, las empresas pueden acabar reemplazando por completo una pila existente para, una vez más, ¡ahorrar dinero!

Sin embargo, hay medidas específicas que podemos tomar para asegurarnos de reducir gastos de software. Y te los desglosaremos al final.

¿Por qué debemos usar un software de gestión de gastos?

Hay diferentes motivos para utilizar un software de gestión de gastos. Algunas de ellas incluyen la optimización. Y alcanzar ese nivel óptimo puede significar eliminar las licencias duplicadas o eliminar las aplicaciones que ya no usas. También puede implicar el seguimiento del SaaS para determinar qué aplicaciones están actualmente infrautilizadas en una empresa. Buscamos entender si son realmente necesarias o si las empresas pueden deshacerse de ellas. También se pueden cambiar por aplicaciones más funcionales.

Otra razón para utilizar un software de gestión de gastos es poder realizar un seguimiento de la gestión de los usuarios. Esta es una excelente manera de saber qué usuarios inician sesión realmente en una aplicación específica cada mes. Y eso ayuda a saber cuántos usuarios reales están activos en cada suscripción.

¿Está listo para analizar las necesidades de su propia empresa para reducir los gastos? Ahora cumpliremos nuestra promesa con nuestros 10 consejos para ayudar a las empresas a reducir sus costos.

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10 consejos para reducir los gastos de software

Estos son nuestros 10 consejos para reducir los gastos de software:

1. Obtenga el mejor software de administración de gastos que pueda encontrar. Con Monthly como aplicación, por ejemplo, sabemos que aprovechará al máximo todos los gastos de SaaS.
2. Escuche las recomendaciones inteligentes y explore otras aplicaciones SaaS que podrían ahorrar dinero.
3. Elimine las aplicaciones huérfanas o duplicadas.
4. Pague por la cantidad de usuarios que realmente utilizan las aplicaciones SaaS de un equipo, no más.
5. Compara los costos de pagar por mes, por usuario, anualmente o por cualquier otra opción que tengas disponible. Haz esto para cada una de tus suscripciones.
6. Aproveche las pruebas gratuitas cuando estén disponibles. Esto ayuda a garantizar que obtenga solo las aplicaciones que realmente necesita.
7. Utilice el análisis de datos. Confíe en ellos para tomar las mejores decisiones con respecto al software por el que debe pagar.
8. Tenga cuidado con las tarifas ocultas. En este caso, lee detenidamente los términos y condiciones de todos tus contratos, ya que sabemos que pueden resultar molestos o difíciles de cumplir. Sin embargo, ten cuidado con las renovaciones automáticas. A veces, el simple hecho de evitar las tarifas automatizadas puede suponer un verdadero ahorro de dinero.
9. Elimine las aplicaciones que ya no se utilizan debido al despido de empleados. Además, deja en suspenso cualquier aplicación costosa durante las licencias prolongadas por enfermedad o vacaciones. Cuando las aplicaciones son muy específicas para un rol, puede valer la pena pausar las suscripciones de ese usuario durante un tiempo. Piensa, por ejemplo, en los casos en los que la persona que ejecuta determinadas tareas para las que tienes una aplicación se ausenta durante una licencia prolongada por maternidad o enfermedad.
10. Mapee y clasifique todos sus gastos. Y trate de hacerlo muy bien para comprender mejor y mejor a dónde se asignan los fondos. Comprueba si estás destinando la cantidad correcta de dinero a cada área o si estos gastos podrían distribuirse mejor.
    

Ahora, ¿se pregunta qué software hará todo esto mejor? A continuación, tenemos una última palabra sobre eso para ti.

¿Cuál es el mejor software de seguimiento de gastos?

Por supuesto, aquí nos gustaría recomendarte una aplicación Slidebean recién lanzada. Y lo hacemos porque utilizamos toda nuestra experiencia dirigiendo una startup financiada con capital de riesgo para desarrollar Monthly. Es la mejor herramienta para hacer un seguimiento y gestionar todos tus gastos de SaaS. Se creó para satisfacer la necesidad exacta de las empresas emergentes de administrar toneladas de suscripciones de SaaS en un solo lugar y optimizar la forma en que se gasta ese presupuesto.

Por supuesto, tuvimos en cuenta todas las necesidades relacionadas con las etapas de una empresa semilla y de la serie A para ayudar a esas empresas a ganar terreno. Monthly también se creó pensando en los directores ejecutivos y directores de operaciones. Y el objetivo es facilitar el control y la supervisión de las suscripciones de una empresa y los gastos relacionados, y optimizar lo que se obtiene de ese tipo de uso. Comprueba Mensualmente ¡salga para obtener más información!