Gestion des dépenses en mode SaaS : 10 conseils

La gestion d'une start-up prospère exige parfois que les entrepreneurs surveillent de près leurs dépenses. Et il peut être si difficile de prévoir suffisamment de temps pour cela, honnêtement ! Pourtant, même après de généreux cycles de financement, les entreprises comptent toujours sur le fait que le capital est utilisé strictement là où il est prévu et le plus bénéfique pour atteindre une traction et une croissance appropriées. Les nouvelles entreprises doivent simplement s'appuyer sur un suivi rigoureux des dépenses. C'est pourquoi nous espérons avoir nos 10 conseils pour réduire dépenses liées aux logiciels peut vous aider à accélérer les dépenses liées aux applications SaaS et à vous aider à atteindre vos objectifs en matière d'abonnements. Ce niveau d'optimisation est sans aucun doute la première étape sur la bonne voie.

Pour commencer, examinons les défis les plus imminents liés à la gestion des dépenses en mode SaaS, d'accord ?

Quels sont les défis liés à la gestion des dépenses liées au SaaS ?

Les activités SaaS (Software-as-a-Service) se sont considérablement développées ces dernières années. C'est à tel point que la plupart des entreprises utilisent chaque jour un grand nombre d'applications SaaS. Ces services sont utilisés dans différents départements et sont extrêmement utiles pour les entreprises.

D'un autre côté, certains abonnements peuvent être aussi bon marché que quelques dollars par mois. Ou d'autres peuvent coûter des milliers de dollars par an. Pourtant, certaines de ces applications apparemment peu coûteuses, ainsi qu'une petite sélection des plus chères, peuvent représenter des sommes d'argent considérables dépensées pour une tonne d'abonnements différents. À mesure que de plus en plus de membres et d'applications rejoignent le groupe, il devient de plus en plus difficile de rester au courant de tout cela.

De plus, la tenue d'un inventaire des abonnements SaaS est un véritable casse-tête. Cela implique de savoir exactement quels services nous avons embauchés et combien nous payons pour quel type d'entre eux. Cela implique également de connaître les dates précises d'échéance des paiements ainsi que les dates auxquelles les abonnements doivent être renouvelés ou mis à jour, voire améliorés ou annulés. À mesure que les applications se multiplient et que nos équipes grandissent, le suivi de ces dépenses peut rapidement devenir incontrôlable.

Dans l'ensemble, tout cela peut rapidement devenir trop difficile à gérer. Et les startups ne veulent pas finir par payer pour des services que leurs équipes n'utilisent pas. Ils ne veulent pas non plus payer plus cher pour des abonnements qui pourraient être moins chers. Ce ne sont là que quelques-uns des défis auxquels nous pouvons être confrontés en ce qui concerne les dépenses SaaS d'une entreprise en démarrage.

Maintenant que nous avons passé en revue les défis liés à la gestion des dépenses en mode SaaS, examinons les avantages des logiciels de gestion des dépenses.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des dépenses ?

L'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses peut mener à de grandes victoires pour une entreprise. Les économies d'argent en sont un exemple. Les entreprises peuvent soit se débarrasser des abonnements qu'elles n'utilisent pas, c'est-à-dire ne plus les payer. Ou ils peuvent trouver de meilleures offres pour les abonnements déjà en place.

Un autre avantage des logiciels de gestion des dépenses est qu'ils favorisent la découverte de nouvelles applications SaaS. Avec Mensuel, par exemple, les utilisateurs reçoivent des suggestions intelligentes sur les nouvelles applications susceptibles d'être meilleures pour une entreprise. Selon ces recommandations, les entreprises peuvent finir par remplacer complètement une pile existante pour, encore une fois, économiser de l'argent !

Mais il existe des mesures spécifiques que nous pouvons prendre pour nous assurer de réduire les dépenses liées aux logiciels. Et nous les décomposerons pour vous à la fin.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses ?

Il existe différentes raisons d'utiliser un logiciel de gestion des dépenses. Certains d'entre eux incluent l'optimisation. Pour atteindre ce niveau optimal, vous pouvez supprimer les licences dupliquées ou supprimer les applications que vous n'utilisez plus. Cela peut également impliquer le suivi du SaaS pour déterminer quelles applications sont actuellement sous-utilisées dans une entreprise. Nous cherchons à savoir s'ils sont vraiment nécessaires ou si les entreprises peuvent s'en débarrasser. Ils peuvent également être échangés contre des applications plus fonctionnelles.

Une autre raison d'utiliser un logiciel de gestion des dépenses est la possibilité de suivre la gestion des utilisateurs. C'est un excellent moyen de savoir quels utilisateurs se connectent réellement à une application spécifique chaque mois. Et cela permet de savoir combien d'utilisateurs réels sont actifs sur chaque abonnement.

Êtes-vous prêt à examiner les besoins de votre entreprise en matière de réduction des dépenses ? Nous allons maintenant tenir notre promesse grâce à nos 10 conseils destinés à aider les entreprises à réduire leurs coûts.

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10 conseils pour réduire les dépenses liées aux logiciels

Voici nos 10 conseils pour réduire les dépenses liées aux logiciels :

1. Procurez-vous le meilleur logiciel de gestion des dépenses que vous puissiez trouver. Avec Monthly en tant qu'application, par exemple, nous savons que vous tirerez le meilleur parti de toutes vos dépenses SaaS.
2. Écoutez les recommandations intelligentes et explorez d'autres applications SaaS qui pourraient vous faire économiser de l'argent.
3. Supprimez les applications orphelines ou dupliquées.
4. Payez en fonction du nombre d'utilisateurs qui utilisent réellement les applications SaaS d'une équipe, et non plus.
5. Comparez les coûts de paiement par mois, par utilisateur, par an ou par toute autre option disponible. Faites-le pour chacun de vos abonnements.
6. Profitez des essais gratuits lorsqu'ils sont disponibles. Cela vous permet de vous assurer d'obtenir uniquement les applications dont vous avez vraiment besoin.
7. Utilisez l'analyse des données. Fiez-vous à eux pour prendre les meilleures décisions concernant le logiciel pour lequel vous devez payer.
8. Méfiez-vous des frais cachés. Sur ce point, lisez attentivement les termes et conditions de tous vos contrats, car nous savons que cela peut être fastidieux ou difficile à faire. Cependant, méfiez-vous des renouvellements automatiques. Parfois, le simple fait d'éviter les frais automatisés peut permettre de réaliser de réelles économies.
9. Supprimez les applications qui ne sont plus utilisées en raison de licenciements d'employés. Mettez également en attente toutes les applications coûteuses pendant les congés de maladie prolongés ou les congés annuels. Lorsque les applications sont assez spécifiques à un rôle, il peut être intéressant de suspendre les abonnements de cet utilisateur pendant un certain temps. Pensez à des cas tels que ceux où la personne qui exécute des tâches particulières pour lesquelles vous disposez d'une application sera absente pour un congé de maternité ou de maladie prolongé, par exemple.
10. Cartographiez et classez toutes vos dépenses. Et efforcez-vous de bien le faire pour vraiment et mieux comprendre où les fonds sont alloués. Vérifiez si vous investissez la bonne somme d'argent dans chaque domaine ou si ces dépenses pourraient être mieux réparties.
    

Maintenant, vous demandez-vous quel logiciel fera le mieux tout cela ? Nous avons un dernier mot à ce sujet pour vous ensuite.

Quel est le meilleur logiciel de suivi des dépenses ?

Bien entendu, nous aimerions vous recommander ici une application Slidebean récemment lancée. Et nous le faisons parce que nous avons utilisé toute notre expertise dans la gestion d'une start-up financée par du capital-risque pour développer Monthly. C'est le meilleur outil pour suivre et gérer toutes vos dépenses SaaS. Il a été créé pour répondre exactement au besoin des startups de gérer des tonnes d'abonnements SaaS en un seul endroit et d'optimiser la façon dont ce budget est dépensé.

Bien entendu, nous avons pris en compte tous les besoins liés à l'amorçage et à la phase de démarrage d'une entreprise de série A pour aider ces entreprises à gagner du terrain. Monthly a également été créé en pensant aux PDG et aux COO. Et l'objectif est de faciliter le contrôle et la supervision des abonnements d'une entreprise et des dépenses connexes et d'optimiser les résultats de ce type d'utilisation. Vérifiez Mensuel pour en savoir plus !