Cómo estimar con mayor precisión

Una habilidad fundamental que necesitan los fundadores y las nuevas empresas es estimar con precisión. Sin embargo, esta es un área enorme en la que la mayoría de las personas luchan. Piensa en todas las estimaciones que necesitas casi todos los días como fundador de una startup:

- ¿Cuándo saldrá la próxima versión del producto?

- ¿Cómo son nuestras previsiones de ventas trimestrales y anuales?

- ¿Cuántas personas debemos contratar y cuándo?

- ¿Cuánto debemos recaudar?

La lista de lo que necesita estimar es casi interminable. Y si no puede realizar una estimación *precisa*, va a equivocarse en muchas cosas. Y NOTICIA DE ÚLTIMA HORA...: casi siempre subestimarás (serás demasiado optimista) y no sobreestimarás. ¡Hacer estimaciones incorrectas puede tener consecuencias devastadoras para ti, para tu startup y para tu credibilidad!

Entonces, ¿cómo se arregla esto? ¿Cómo puede aumentar drásticamente su capacidad de ofrecer estimaciones más precisas de forma coherente?

Deja que te presente a tu nueva amiga:

Estimación basada en la confianza o CBE. Una técnica sencilla que es fácil de poner en práctica.

Con la estimación basada en la confianza, siempre que haga una estimación, quiero que se acostumbre a pensar en el *nivel de confianza* (expresado como un porcentaje) de su estimación.

Antes de continuar, permítanme darles un ejemplo concreto de lo que quiero decir con «nivel de confianza» y el impacto psicológico. Así que, hablemos de... ¡el clima!

Si te dijera que mi estimación del tiempo para mañana (llamémoslo «pronóstico del tiempo») es que va a llover, pensarías «está bien, va a llover». Pero si te dijera «oye, hay un 50% de probabilidades de que llueva mañana (también llamada probabilidad de precipitación o «POP»), tal vez pienses de manera muy diferente acerca de mi pronóstico. Y si te dijera que hay entre un 25 y un 30% de probabilidades de que llueva mañana, bueno, eso es harina de otro costal. Acabo de pasar de «mañana va a llover» a «hay entre un 25 y un 30% de probabilidades de que llueva» y ahora, probablemente saldrías de casa y ni siquiera llevarías un paraguas o un chubasquero. Así que no solo has oído el pronóstico, sino también mi nivel de confianza, lo que influye mucho en lo que piensas y haces.

Así que pasemos de hablar del clima a hablar de nuevas empresas.

Esto es lo que quiero que pruebes. La próxima vez que trabajes, por ejemplo, con tu equipo de ingeniería de productos y te den una estimación de cuándo se hará algo (por ejemplo, creemos que publicaremos la próxima versión en 2 semanas), pregúntales inmediatamente: «¿Cuál es tu nivel de confianza, en una escala del 0 al 100%, en que entregarás toda esa funcionalidad en 2 semanas?» Y calcula que más del 95% es como si estuvieras apostando tu sueldo por ello.

Espera una pequeña pausa... y entonces lo más probable es que oigas un nivel de confianza de alrededor del 60-80%. Respira hondo... luego quiero que sigas esa respuesta con... «está bien. Entonces, ¿cuál es tu pronóstico con un nivel de confianza del 95%?» y espera la respuesta. Pero prepárate. ¡Prepárate para que la próxima respuesta SUBA entre un 50 y un 100%!

Y existe la posibilidad de que alguien diga: «No puedo darte un mayor nivel de confianza. No puedo estar tan seguro». Está bien. Ten en cuenta que debes tomar su estimación con reservas, ya que es muy probable que no sea precisa.

Piensa en eso... Cuando preguntaste por primera vez «¿cuándo se hará?» quisiste decir «hecho». No solicitó una estimación con un nivel de confianza del 70 u 80%. Y ahora, cuando pides «datos reales» con un alto nivel de confianza, «¿cuándo se hará?» obtienes una estimación que suele ser MUCHO, mucho mayor.

Quiero que te detengas y pienses un momento sobre esto >> ¿Te has dado cuenta de que la mayoría de las cosas suelen tardar el doble y cuestan el doble y todos se sorprenden? ¿Sabes por qué? Porque la mayoría de las personas son MUY deficientes para estimar y nadie las desafía a pensar críticamente sobre sus estimaciones. Así que, en serio, ¿alguien debería sorprenderse de verdad?

Vale... sigamos pensando en el CBE y alcancemos otro nivel de detalle que puedas añadir a este proceso de estimación.

Cuando solicite estimaciones más precisas con niveles de confianza más altos, siga la pregunta «con un nivel de confianza del 95%» con una pregunta más: «¿cuáles son las principales suposiciones que está haciendo para su nueva estimación?»

Hablemos de un ejemplo. En una empresa emergente en la que estás creando software en la nube, podrías escuchar a la gente hacer suposiciones del tipo «bueno, con un nivel de confianza del 95%, nuestras principales suposiciones de que podemos hacer esto en 2 semanas son...»

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- «El nuevo equipo de diseño subcontratado entrega a tiempo».

- «El equipo de pruebas con 2 nuevos miembros realiza las pruebas a tiempo.

- «Además, el equipo de desarrollo no tiene que solucionar problemas y puede centrarse únicamente en trabajar en la nueva versión».

Ahora, toma esas suposiciones y revísalas. Hable sobre si son realistas o no. Cada suposición representa un riesgo para cumplir a tiempo. No dude en cuestionar las suposiciones si cree que pueden ser incorrectas y que podrían afectar a la precisión de la estimación. Por ejemplo, si te basas en lo anterior, esperas que surjan errores y que el equipo de desarrollo necesite dedicar hasta un 25% de su tiempo a solucionarlos de emergencia. Así que debéis analizar esa hipótesis, averiguar cuál es la mejor manera de gestionarla y comprender el impacto realista de la estimación.

Antes de añadir un refinamiento más al proceso de CBE, quiero volver a visitar algunos lugares excelentes para usar la técnica. Piensa en cómo puedes mejorar tu capacidad de estimación en función de las preguntas que te plantean con frecuencia:

- ¿Cuándo estará lista la próxima versión?

- ¿Cuál es nuestra previsión de ventas para el próximo mes/trimestre/año?

- ¿Cuántas personas debemos contratar y cuándo?

- ¿Cuánto dinero debemos recaudar?

- ¿Cuándo comprará ese cliente?

- ¿Cuándo alcanzaremos nuestras metas?

Cada una de ellas es una estimación en la que adoptar un enfoque de CBE generará enormes dividendos.

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Ahora, algunos refinamientos más en la técnica y el pensamiento:

Al estimar, trate de estimar «en lo «pequeño» y no «en lo grande». En lugar de estimar un proyecto completo, divídalo en sus partes más pequeñas y «estime en las pequeñas».

Cuando «estimas a pequeña escala», también puedes captar suposiciones más granulares que podrías haber pasado por alto si solo estuvieras pensando en el proyecto en su conjunto.

Al reunir las pequeñas estimaciones y acumularlas, no caigas en la tentación de pensar «eso no puede ser correcto». ¡No puede llevar ni mucho tiempo ni costar tanto!» Cíñete al número.

Próxima mejora: intenta hacer estimaciones de equipo en las que cada miembro del equipo cree estimaciones de forma individual. Luego, reúne al equipo para analizar cada estimación, incluido el nivel de confianza y las suposiciones clave. De esa forma, puede triangular y obtener una estimación más precisa y refinada. Por cierto, ten cuidado cuando el equipo se reúna. A menudo surgen estimaciones y opiniones muy divergentes, así que no permitas que la gente «intimide» a otros con sus estimaciones. Mantén la calma. Mantente crítico. Y opta por la precisión.

¡Así que eso es todo! Esa es una estimación basada en la confianza. Súper simple...:
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-Una vez que obtenga una estimación, pregunte por el nivel de confianza y presione para obtener una estimación con un nivel de confianza del 95%.

-A medida que obtenga estimaciones con niveles más altos de confianza, pregunte cuáles son las principales suposiciones que se están haciendo.

-Intente crear estimaciones en el nivel más pequeño; recuerde, estime en lo pequeño, no en lo grande.

-Si trabajas en equipo, pide a cada miembro del equipo que haga sus estimaciones de forma independiente y, a continuación, reúna a todos para debatir.

¡Haga eso y su precisión de estimación aumentará MUCHO!

Por cierto... un último punto sobre la estimación más precisa. No solo tus proyectos y tu empresa funcionarán mejor, sino que, a los ojos de los inversores, parecerás una estrella de rock y tendrás una mayor credibilidad. Serás conocido como un emprendedor que cumple con lo que dicen y cuando lo hacen.